Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: нюансы возврата отпускных сотрудником, отгулявшим предоставленный авансом отдых, в том числе при сокращении

Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении

Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные дн и ст. 137 ТК РФ . Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.

Но есть ограничение — удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки сумм ы ст. 138 ТК РФ . Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.

Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядк е ст. 1102, ст. 1109 ГК РФ . Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.

Рассчитываем сумму задолженности

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяц а п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169; ст. 423 ТК РФ .

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК Р Ф Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 . Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных дне й статьи 8, 9 ТК РФ .

ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.

При подсчете не отработанных сотрудником дней отпуска у вас вряд ли получится целое число. Его можно округлить, но только в пользу работника, то есть в меньшую сторону

Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) — исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.

Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпуск а п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько — до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней — 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения — 7.

И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?

В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную служб у п. 1 ч. 1 ст. 83, ст. 137 ТК РФ .

Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпус к статьи 122, 123 ТК РФ . Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно — ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.

Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Росси и ст. 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224 .

А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников

“ Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После того как работодатель принял решение об удержании отпускны х ст. 137 ТК РФ , он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФ Л п. 1 ст. 231 НК РФ .

Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему ” .

Как же рассчитать сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска?

Если какие-либо вычеты (стандартные, имущественный) работнику не предоставлялись, то все просто.

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

/ условие / Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.

30 июня 2011 г. он уволился по собственному желанию.

Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.

Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

/ решение / Алгоритм действий такой.

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска, с учетом того что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:

28 дн. – (28 дн. / 12 мес. х 10 мес.) = 28 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.) = 4,66 дн.

ШАГ 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:

19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.

НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).

То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:

3170,07 руб. – 412 руб. = 2758,07 руб.

Это интересно:  Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска: образец документа и инструкция, как написать его и приказ о выплатах за неотгулянные в прошлом году дни

ШАГ 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:

10 476,19 руб. – (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.

Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:

9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.

Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.

Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.

ШАГ 4. Определяем сумму к выплате работнику:

10 476,19 руб. – 1822,84 руб. – (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.) х 13% = 7528,35 руб.

Рассчитать долг работника за не отработанный им отпуск не так уж и сложно. Но скорректировать налоговый учет и отчетность на эту сумму настолько проблематично, что проще закрыть глаза на излишне выплаченные отпускные

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде — в периоде увольнени я Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19 .

То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.

Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взнос ы п. 1 ст. 11, ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 «О страховых взносах. » .

Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.

Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работник у Письмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404 . О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников

“ Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.

В этом случае формируются корректирующие сведения по формам или за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.

При этом сумма, указанная в форме должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам нет ” .

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

/ условие / Симонов А.А., 1957 года рождения, увольняется 1 июля 2011 г.

Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.

Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: ((1000 руб. – 1500 руб.) х 26%).

По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. – 130 руб.).

/ решение / Исходная форма за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Компания имеет право на удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Некоторые работники просят отпуск авансом, получают деньги, после чего увольняются. Компания имеет право на удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника.

Отпускные начисляют в соответствии с количеством дней отпуска. Новый сотрудник получает право на отпуск за первый год после шести месяцев работы в компании. Отпуск можно предоставить и до истечения этого срока, если сотрудник подал заявление и компания пошла ему навстречу (ст. 122 ТК РФ).

Некоторые сотрудники просят предоставить отпуск авансом и получают положенную сумму. Но иногда новый сотрудник решает уйти из компании по окончании периода отдыха. Тогда он должен вернуть деньги за время, которое не отработал. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении делают при окончательном расчете с сотрудником.

Работодатель обладает правом на удержание за неотработанный отпуск при увольнении работника

Новый сотрудник оформил отпуск авансом, получил деньги, а после отдыха подал заявление об уходе. Поскольку он не отработал период, за который предоставляют отпуск, ему придется вернуть деньги. Возврат за неотработанный отпуск касается только тех дней, которые работник взял авансом. То есть если он имел право на 21 день, а попросил 28, нужно будет вернуть выплату за 7 дней.

Читайте на тему

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении «по собственному» производят из заработной платы (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ). Нужно иметь в виду, что в судебном порядке удержания за неотработанный отпуск не добиться (определение ВС РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6). Если компания хочет вернуть средства, нужно вычесть их из окончательной суммы, которую выдадут работнику при увольнении.

Удержание за неотработанный отпуск делают в полном объеме

Работники возражают против того, чтобы при увольнении удержание за отпуск авансом производили полностью. Дело в том, что существует норма ч. 1 ст. 138 ТК РФ. По этой норме при каждой выплате зарплаты нельзя удерживать более 20%. Однако суды считают, что в случае удержания за неотработанные дни отпуска при окончательном расчете эта норма не действует. Выплата при увольнении – разовая, а не регулярная (апелляционное определение Тамбовского областного суда от 19.10.2016 по делу № 7–423/2016).

Удержание за отпуск авансом при увольнении лучше оформить до ухода работника

Если сотрудник увольняется и не возвращает деньги за неотработанные дни, компании считают, чтоб выплатили работнику больше положенного. Однако суды редко поддерживают такие исковые требования. Могут быть трудности с удержанием за неотработанный отпуск при увольнении (определение ВС РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3). Для взыскания излишних выплат в ст. 137 ТК РФ есть только три основания:

  • допустили счетную ошибку;
  • работник по своей вине не выполнил нормы труда или спровоцировал простой;
  • суд выявил, что работник совершил неправомерные действия и получил зарплату (см, например, апелляционное определение Московского городского суда от 14.11.13 по делу № 11–32396).

Суды редко удовлетворяют иски об удержании за неотработанные дни отпуска

В практике есть примеры, когда суды допускали удержание за неотработанные дни отпуска. Так, суд пришел к выводу, что организация вправе получить возврат. Работник уволился сразу после того, как вернулся с отдыха. Организация не вычла сумму задолженности при расчете с работником, но впоследствии подала иск. Суд поддержал истца (апелляционное определение ВС Республики Карелия от 27.12.12 по делу № 33–3851/2012).

Тем не менее, суды редко придерживаются подобной позиции. Они считают, что в законодательстве есть нормы об удержании за неотработанные дни отпуска при увольнении, а не после расторжения трудового договора. Поэтому перед тем, как уволить работника, нужно произвести вычет из зарплаты.

Увольняется работник, получивший отпуск авансом. Как закрыть долг?

Новый менеджер по продажам отработал у нас всего три месяца и попросил дать ему полный отпуск. У него маленький ребенок, да и план продаж он за время работы даже перевыполнил. В общем, директор его в отпуск отпустил со словами, что таких сотрудников нужно поощрять. Но рано мы радовались. Работник вышел из отпуска и написал заявление об увольнении. Отказать ему, конечно, нельзя, но директор настаивает на удержании с него при увольнении суммы «незаработанных» отпускных. Как в подобных ситуациях можно закрыть «долг»?

Это интересно:  График отпусков: правила оформления и внесение изменений при приеме нового сотрудника, как делается дополнение, образец заявления на включение корректировок

Ситуация в самом деле непростая. Но на практике такие истории встречаются достаточно часто. Поэтому давайте посмотрим, что здесь можно предпринять.

Согласно ч. 2 ст. 122 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако отпуск по соглашению сторон может быть предоставлен работнику и раньше.

В период нахождения в отпуске работник имеет полное право предупредить работодателя об увольнении по собственному желанию. В этой ситуации время отпуска входит в срок предупреждения об увольнении. Дата увольнения также может приходиться на день отпуска, никаких ограничений на этот счет в законе нет.

Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка. Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты). Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель имеет право удержать излишне выплаченные отпускные за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ)

Так, удержания за неотработанные дни отпуска не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы) или п. 1 (ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем), 2 (сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя), 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, а также п. 1, 2, 5, 6 и 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

При этом решение об удержании из заработной платы за неотработанные дни отпуска может быть принято работодателем без учета мнения работника по основаниям и размерам такого удержания.

Решение работодателя об удержании с работника соответствующих сумм оформляется, как правило, приказом или распоряжением, составленным также в произвольной текстовой форме на бланке приказа организации (пример).

ВАЖНО!

В случае увольнения работника в порядке перевода в другую организацию работодатель вправе произвести удержание из заработной платы за неотработанные дни отпуска (письмо Роструда от 23.06.2006 № 947-6)

Следует учитывать, что из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 % суммы после вычета налога на доходы физических лиц. Это ограничение касается и удержания отпускных, выплаченных авансом (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»; письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 №22-2-4852).

Поскольку расходы организации, понесенные в связи с предоставлением работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, а также страховые взносы в ПФР, ФСС России, ФФОМС с этих сумм учитываются при расчете налога на прибыль, то доходы в виде удержания за неотработанные дни отпуска из оплаты труда работника в связи с его увольнением, а также излишне начисленные страховые взносы необходимо учесть в составе внереализационных доходов (письмо УФНС по г. Москве от 11.01.2007 № 21-08/[email protected]).

НЕЛЬЗЯ!

Удержать из причитающихся работнику выплат при увольнении более 20 % после вычета НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ)

Приняв решение об удержании переплаты отпускных, работодатель должен не позднее десяти рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан налог на доходы физических лиц, а работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ; далее — НКРФ). Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему.

Если с учетом 20%-го ограничения суммы удержания при увольнении окажется недостаточно для погашения задолженности за неотработанные дни отпуска, возможны следующие варианты действий работодателя.

Вариант 1. Договориться с работником о добровольном возврате переплаченной суммы отпускных путем внесения в кассу или перечисления на расчетный счет организации (письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Если суммы, возвращенные работником добровольно или удержанные в судебном порядке, ранее были учтены организацией в составе расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли, то их следует отразить в качестве внереализационных доходов на основании ст. 250 НК РФ (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224).

Вариант 2. Оформить соглашение об отказе взыскания суммы за неотработанные дни отпуска и отказаться взыскивать указанную сумму. Учтите, что в этом случае такие расходы работодатель не сможет учесть для целей налогообложения прибыли как экономически необоснованные (п. 1 ст. 252 НК РФ; письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В то же время сумма прощенного работнику долга по переплате отпускных не будет облагаться страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, если прощение долга вы оформите как договор дарения. Основанием тому служат:

  • ч. 1 и 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон № 212-ФЗ);
  • письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 № 406-19. Однако, на наш взгляд, не стоит рисковать, оформляя прощение долга по переплате отпускных договором дарения, — подарить и сэкономить на взносах вряд ли получится! Учитывая, что в случае переплаты отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно, т. е. база по взносам была завышена в периоде выплаты отпускных, то проверяющие, скорее всего, не согласятся с вашими корректировками в периоде увольнения на основании договора дарения (письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19).

Вариант 3. Документально не оформлять прощение долга, но и с работника ничего не взыскивать, а по истечении трех лет списать непогашенный долг как безнадежный (ст. 196, п. 1 ст. 1102 Гражданского кодекса РФ; далее — ГК РФ). Это избавит организацию от каких-либо корректировок в учете и отчетности в периоде увольнения работника. Однако списать образовавшуюся в этом случае дебиторскую задолженность по зарплате (за неотработанные дни отпуска) после истечения срока исковой давности и учесть ее в составе внереализационных расходов при расчете налога на прибыль работодатель не сможет. Ведь расходы на оплачиваемый отпуск, начисленные согласно ТК РФ, были приняты ранее к учету в качестве расходов на оплату труда, поэтому повторно данные расходы в виде образовавшейся дебиторской задолженности по зарплате за неотработанные дни отпуска в силу ст. 252 НК РФ не учитываются (письмо Минфина России от 10.12.2009 № 03-03-06/1/799). Преимуществом является то, что в этом случае с работника не придется удерживать НДФЛ.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ.

. при оформлении договора дарения не исключены споры с проверяющими лицами из фондов. И вот почему.

В случае прекращения обязательства по погашению задолженности за неотработанные дни отпуска сумма долга, не возвращенного работником, скорее всего, будет квалифицирована проверяющими из фондов как выплата, произведенная в пользу работника в рамках его трудовых отношений с компанией, подлежащая обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ; п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»; письма Минздравсоцразвития России от 21.05.2010 № 1283-19, от 17.05.2010 № 1212-19). Ведь в данной ситуации установить причинно-следственную связь между фактом выплаты и трудовыми отношениями не составит труда (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19, от 16.03.2010 № 589-19). Хотя прощение долга работнику, оформленное договором дарения, не относится к отношениям, установленным трудовым договором, однако долг прощается компанией именно в силу того, что работодатель принимает во внимание сложившиеся трудовые отношения.

Варианты закрытия «долга» работника по переплате отпускных при его увольнении

Вариант 4. Обратиться в суд по вопросу взыскания неотработанных отпускных в порядке гражданского судопроизводства (ст. 391 ТК РФ, ст. 1102 и 1109 ГК РФ; письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03-03-06/1/658).

Это интересно:  Дополнительный отпуск медработникам: кому и как предоставляется

Здесь нужно сказать, что судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Отметим, что некоторые суды не поддерживают работодателя в этом вопросе (определение Судебной коллегии по гражданским делам Омского областного суда от 17.02.2010 № 33-949/201).

Резюме

Работодатель может удержать сумму переплаченных отпускных из выплат, полагающихся работнику при увольнении, если размер удержания не превышае т 20 % выплаченных сумм.

В то же время встречаются отдельные судебные решения и в пользу работодателя (определение Московского городского суда от 08.12.2010 № 44г-111/2010).

Таким образом, чтобы закрыть «долг» работника по переплате отпускных при увольнении, работодатель может выбрать несколько вариантов (таблица).

ПРИМЕР

Приказ об удержании из заработной платы задолженности за неотработанные дни отпуска (фрагмент)

Подписаться на журнал «Всё для кадровика»

Журнал: Всё для кадровика, По состоянию на: 14.01.2013, Год: 2013, Номер: №2
Автор: Орлова Елена Васильевна

Расчет и учет удержания платы за неотработанные дни отпуска при увольнении

Случаются ситуации, когда работнику необходимо получить отпускные дни раньше запланированного срока, использовав своего рода «отпускной аванс». Если затем следует «ударный труд», в результате которого отпуск оказывается отработанным, ситуация ничем не чревата. Но если сотрудник увольняется, не «закрыв» рабочим временем предоставленные ему дни отдыха, работодатель остается в некотором убытке. Закон разрешает ему взыскать выданный в виде отпуска «аванс» в денежной форме.

Рассмотрим случаи, при которых работодатель не вправе удерживать с уходящего сотрудника средства за использованный отпуск, разберем, как исчислить размер удержания и правильно оформить этот процесс.

ТК РФ об отпуске и отпускных

Закон говорит о том, что отпуск сотрудникам может быть дан в любое время, если это не противоречит производственной необходимости (ст. 122 ТК РФ). По общему правилу стаж для предоставления полноценного отпуска составляет полгода. Получив гарантированные законодательством 28 дней отдыха, за 6 месяцев работник на самом деле отработал только 2 отпускных недели. Расчет идет на то, что оставшееся оплаченное отпускное время будет им отработано во втором полугодии. Полный отпуск отрабатывается не менее чем 11 месяцами.

Закон не запрещает предоставлять отпуск раньше отработанных сотрудником 6 месяцев, а в последующие годы работы отпуск может быть запланирован по графику даже в самом начале рабочего года или в любое другое время.

Если же работник уходит со своей должности раньше, чем отработает уже «отгулянное» и оплаченное время, работодатель имеет право взыскать средства, потраченные на отпускные для такого сотрудника (ст. 137 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Удержание отпускных – законное право работодателя, но это не вменяется ему в обязанность. Мнение работника при этом не учитывается, решение работодателя остается в его собственной компетенции.

Когда работодатель не вправе произвести удержание

Законом предусмотрены особые случаи, запрещающие работодателю удерживать при увольнении «перерасходованные» сотрудником отпускные суммы. Это напрямую связано с причиной увольнения. Инициатива сотрудника, как и большинство других оснований увольнения, полностью «развязывает руки» работодателю в отношении удержания. Но есть поводы, при которых эту процедуру производить нельзя. Средства, выплаченные за отпуск, останутся при увольняемом, если он покидает работу в связи с:

  • призывом в ряды Вооруженных сил или на альтернативную службу;
  • невозможностью продолжать работу из-за состояния здоровья (на основании медицинского заключения);
  • сокращением численности или штата;
  • ликвидацией предприятия или прекращением деятельности индивидуального предпринимателя­-нанимателя;
  • переменой владельца организации, если увольняется директор, его заместитель или главбух;
  • необходимостью уступить место вышедшему на эту должность основному сотруднику, занимавшему ее ранее;
  • чрезвычайными ситуациями, катастрофами, катаклизмами и другими форс-мажорами;
  • тем, что одной из сторон договора более нет в живых.

Срок, который сотрудник «переотдыхал»

Для того чтобы правильно определить размер удержания, прежде всего нужно вычислить, сколько оплаченных работодателем дней сотрудник использовал в качестве отпуска и не успел отработать.

Алгоритм расчетов достаточно прост:

    Сначала нужно определить рабочий стаж у данного работодателя. Для этого учитывается временной промежуток между принятием на работу и увольнением в полных месяцах и дополнительных днях. Неполные месяцы округляются в ту или другую сторону, если количество отработанных дней, соответственно, больше или меньше 15. Например, сотрудник трудился 6 месяцев и 10 дней, значит, стаж будет засчитан только за 6 месяцев. А если он проработал 6 месяцев и 16 дней, ему засчитают 7 месяцев стажа.

ВАЖНО! В расчет берется не календарный год, а рабочий, начинающийся с момента заключение трудового договора.

Вторым этапом является исчисление отпускных дней, которые работник успел отработать до увольнения. Для этого применяется формула:

  • Од – число отработанных дней отпуска;
  • Мс – количество месяцев, отработанных для достижения отпускного стажа.

Например, для 7 отработанных работником месяцев количество дней отплаченного отпуска, не требующего удержаний, составит 28 / 12 х 7 = 16 дней.

  • Далее простым вычитанием выясняется, за сколько дней отпуска правомерно удержание оплаты. Из полного количества «отгулянных» работником дней вычитается число, найденное в результате формулы, приведенной выше.
  • Например, для стандартного отпуска в 28 дней, предоставленного авансом, в случае отработки в течение 7 месяцев с работника нужно будет удержать плату за 28 – 16 = 12 дней.

    Определяем размер удержания

    После вычисления срока, за который сотрудник должен возвратить работодателю уплаченные авансом средства, можно определить составляющую их сумму. Для этого нужно знать показатель среднего дневного заработка увольняемого сотрудника. Он принимается таким же, как и для других выплат при увольнении, отдельно для компенсации отпускных его пересчитывать не нужно. Расчетным периодом приняты 12 месяцев перед отпуском, а если они не отработаны, то среднедневной заработок вычисляется по фактически отработанным дням.

    Пример расчета суммы удержания

    Возьмем данные условного сотрудника, которые мы рассматривали выше. Он отработал 7 месяцев и отгулял полный отпуск в 28 дней. Мы выяснили, что с него нужно удержать средства за 12 дней отпуска. Представим, что его среднедневной заработок составляет 42 500 руб. Значит, за полный отпуск ему было начислено авансом 42 500 / 29,3 (среднее число дней в месяце) х 28 = 40 614 руб. Он отработал 16 дней, то есть сумму 42 500 / 29,3 х 16 = 23 208 руб.

    Значит, при увольнении с работника будет удержано 40 614 – 23 208 = 17 406 руб.

    Лимит для удержания

    Ст. 138 ТК РФ ограничивает размер удержания, которое сотрудник может осуществить без ведома и согласия сотрудника, 20% положенных ему при увольнении выплат, а в отдельных случаях, оговоренных в федеральном законодательстве, – до половины. Если получившаяся сумма превышает это значение, у работодателя есть несколько вариантов действий:

    • ограничиться 20% зарплаты, простив сотруднику остальную задолженность;
    • предложить работнику внести в кассу оставшиеся деньги в добровольном порядке (меры принуждения в виде задержки трудовой книжки и т.п. применять запрещено);
    • попытаться взыскать недостающие средства с работника, ставшего бывшим, в судебном порядке (ст. 382, 383 ТК РФ).

    К СВЕДЕНИЮ! Если работник не хочет вносить недостающую сумму, а возвращать ее через суд работодатель не намерен, эти деньги не будут входить в налоговую базу ЕСН и ПФР, для чего их нужно провести дебетом счета 91 «Прочие расходы» (п. 3 ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона № 167 от 15 декабря 2001 года).

    Удержание и налоги

    При увольнении и производстве удержания нужно учесть все обязательные платежи и налоговые сборы:

    • НДФЛ;
    • ЕСН;
    • налог на доходы;
    • пенсионные взносы;
    • соцстраховские взносы.

    Оставьте комментарий