СБИС и электронный больничный лист нетрудоспособности: как заполнить и получить его через эту систему, а также что нужно, чтобы загрузить туда данные?

Правила, порядок действий и нюансы использования СБИС при отправке электронных больничных в ФСС

Сдача различных видов бухгалтерских отчетов, в том числе направляемых в Фонд социального страхования относительно предоставленных больничных листов, в настоящее время осуществляется в двух вариантах – бумажном и электронном.

Осуществление последнего варианта является обязательным для всех организаций, чей штат превышает пятьдесят человек. Для этого используется система СБИС. Что это за система и как ею воспользоваться для отправки листка нетрудоспособности сотрудника?

Понятие и основные преимущества СБИС при работе с больничными

СБИС – это система электронного документооборота, которая предоставляет возможность бухгалтеру осуществлять формирование различного вида отчетов и направлять их в организации, с которыми осуществляется обязательное взаимодействие.

При отправке листков нетрудоспособности в ФСС для осуществления оплаты по ним также используется система СБИС, так как она имеет ряд своих преимуществ:

  • надежность направляемых сведений, что обусловлено тем, что такой больничный лист (подаваемый в электронном виде) сложнее подделать по причине выгрузки в него данных о пациенте из различных реестров;
  • простота в использовании, так как в случае, если в организации используется какая-либо система электронного документооборота, функционал СБИС в него достаточно легко встроить, что позволит и включать в формируемые отчеты данные из существующих в организации реестров, и выгружать данные из самой СБИС в такие реестры;
  • легкость в формировании электронного больничного, что подразумевает возможность для врача, зная дату выхода на работу сотрудника, закрыть больничный в электронном виде и сразу его отправить на проверку в ФСС и к работодателю, что существенно сокращает и время обработки имеющихся данных;
  • так как формируемый электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) заполняется на основании данных, которые содержатся в реестрах работодателя, Фонда социального страхования и различных медицинских учреждений, то основные данные о пациенте (он же работник) достаточно заполнить один раз, а в дальнейшем только осуществлять корректировку тех сведений, которые могут изменяться;
  • возможность контролировать соблюдение сроков принятия, проверки и последующей оплаты предоставленного больничного листа в силу особенностей функционала СБИС (каждый статус принятого ЭЛН отображается в виде изменяющихся реестровых записей).

Правила загрузки данных в СБИС

Для того чтобы направляемый больничный лист был правильно и быстро обработан, необходимо соблюдать определенные правила осуществления загрузки сведений в систему СБИС. Порядок действий в этом случае будет выглядеть следующим образом:

  • в разделе, посвященном формированию различных видов отчетов, создается новый документ под названием «Электронный листок нетрудоспособности»;
  • в него вносятся данные о сотруднике (сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, номер его СНИЛС, а также уникальный код, который был присвоен выданному листку нетрудоспособности и позволяет его идентифицировать);
  • сформированный документ направляется в виде запроса в Фонд социального страхования на проверку и обработку данных.

Когда сформированный отчет будет получен сотрудниками ФСС, в реестре, который отображается у отправителя, будет стоять соответствующий статус.

Правила заполнения сведений

В настоящее время при работе со СБИС при отправке электронных больничных существует два варианта заполнения данных:

  • в автоматическом режиме, когда заполнение всех данных о сотруднике происходит на основании данных, имеющихся во внутренних и внешних доступных реестрах данных организации;
  • в ручном режиме, когда все данные на сотрудника в ЭЛН бухгалтер должен ввести самостоятельно на основании имеющихся у него сведений.

Порядок отправления ЭЛН

Отправка электронного листка нетрудоспособности через СБИС происходит следующим образом:

  • после заполнения всех сведений о сотруднике необходимо сформировать отчет и направить его в следующий раздел, где произойдет его подписание;
  • подписать файл отчета с помощью используемой электронной цифровой подписи;
  • нажать предложенную кнопку об отправке («Отправить» либо «Подписать и отправить» в зависимости от используемой версии программного обеспечения);
  • проконтролировать результат автоматического направления сформированного файла в ФСС.

В том случае, если после отправки файла больничного будет выявлена какая-либо ошибка, в направленные данные можно внести корректировку. Для этого следует:

  • на вкладке «Расчет» следует ввести новую сумму, которая подлежит выплате;
  • в графе «Причины корректировки» указать код допущенной ранее ошибки и расшифровать саму причину корректировки;
  • сформировать новый отчет, который будет подписан с помощью электронной цифровой подписи уполномоченного сотрудника и направлен в Фонд социального страхования.

СБИС – система бухгалтерской и складской отчетности, которая используется для того, чтобы сократить время получения сформированных отчетов их адресатами. Одним из направлений является взаимодействие с Фондом социального страхования, куда посредством функционала СБИС направляются электронные листки нетрудоспособности для последующей проверки и оплаты причитающегося по нему пособия из расчета страхового стажа.

Электронный больничный лист в 1С 8.3 ЗУП

Начиная с 2017 года все поликлиники начали переход на систему электронного обмена с ФСС сведениями по электронным больничным. Для такого обмена разработали единую информационную систему «Соцстрах». Участники этой системы — ФСС, работодатели и медицинские организации. Читайте в этой статье как оформить электронный больничный лист в 1С 8.3 ЗУП.

Это интересно:  Как работодателю получить электронный больничный лист: правила принятия документа о нетрудоспособности с пошаговой инструкцией

Фонд социального страхования разработал единую информационную систему для обмена данными по больничным листам. Теперь работники вместо бумажного больничного могут получать в медицинских учреждениях номер электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН). Для этого поликлиника должна быть подключена к единой системе обмена сведениями по электронным больничным.

В настоящее время еще не все медицинские учреждения подключены к этой системе, поэтому рано говорить о полном отказе от бумажных больничных. Кроме того, не все работодатели готовы к работе с электронными больничными, ведь для обмена данными с ФСС нужна специальная программа, например, 1С 8.3 ЗУП.

Читайте в этой статье подробную инструкцию, как оформить электронный больничный лист в 1С 8.3 ЗУП.

Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт

Чем электронный больничный лучше бумажного

Электронный листок нетрудоспособности, или ЭЛН, формируют в медучреждении в специальной программе. Это сводит к минимуму ошибки, которые врач допускает при заполнении бумажного больничного.

Электронный больничный нельзя потерять, испортить или подделать. Работодателю не придется тратить время на ручное заполнение больничного, значит не будет ошибок и отказов ФСС в возмещении расходов. Также отпадает необходимость в хранении листков нетрудоспособности.

Данные из электронного больничного автоматически загружают в программу 1С 8.3 ЗУП, бухгалтеру не придется вводить их руками.

Электронные больничные листы после формирования попадают в единую базу ФСС . Для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять в фонд социального страхования подтверждающие документы.

Как работает единая система электронных больничных

Последовательность действий такая:

  1. Сотрудник обращается в поликлинику за электронным больничным, при этом он дает письменное согласие на получение ЭЛН ;
  2. Врач оформляет электронный листок нетрудоспособности, отправляет его в ФСС и дает сотруднику номер листка;
  3. Сотрудник передает номер листка в бухгалтерию. Бухгалтер в программе 1С 8.1 ЗУП делает запрос в ФСС по номеру больничного. Фонд социального страхования высылает в ответ электронный больничный. Программа 1С автоматически загружает данные из электронного листка и делает расчет пособия ;
  4. Работодатель оплачивает сотруднику больничный.

Как оформить электронный больничный лист в 1С 8.3

Зайдите в раздел «Зарплата» (1) и кликните на ссылку «Больничные листы» (2). Откроется окно с ранее созданными документами.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма больничного для заполнения.

В форме листка укажите:

  • Организацию (4);
  • Сотрудника (5);
  • Номер электронного больничного, который вам сообщил работник (6).

Далее нажмите кнопку «Получить из ФСС» (7). Больничный автоматически заполнится данными с сервера соцстраха.

Проверьте расчет (8) и нажмите кнопку «Провести и закрыть» (9). Осталось отправить в ФСС реестр электронных листков нетрудоспособности (реестр ЭЛН).

Как отправить реестр ЭЛН в соцстрах

Чтобы подтвердить расходы за счет средств ФСС, отправьте в соцстрах реестр электронных листков нетрудоспособности (реестр ЭЛН). Для этого зайдите в раздел «Отчетность…» (1) и нажмите на ссылку «1С-Отчетность» (2). Откроется окно отчетов.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и выберете в папке «ФСС» (4) отчет «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС» (5). Откроется форма реестра для заполнения.

В форме укажите организацию (6) и нажмите кнопку «Заполнить» (7). После этого в табличной части появится список электронных больничных листов (8). Чтобы сохранить документ нажмите кнопки «Записать» (9) и «Провести» (10). Для отправки реестр в соцстрах нажмите кнопку «Отправить реестр в ФСС» (11).

Электронный больничный лист в 2018 году — действия работодателя в СБИС

Добавлено в закладки: 0

ЭЛН (электронный лист нетрудоспособности) функционирует в большинстве современных организаций. Способ оформления этого документа прост и доступен. Однако работодатели часто задают вопрос: как заполнить электронный больничный лист в СБИС? Пример оформления доступен ниже. Также сотрудники организаций не всегда знают, как в СБИС получить электронный больничный. На эти вопросы мы ответим в нашей статье.

Плюсы и минусы работы с документом в системе

Электронный больничный (через СБИС) – это современный аналог больничного листа на бумажном носителе, такой документ вправе предоставить медицинское учреждение, которое имеет доступ к системе. Делается это по желанию сотрудника. Начиная с 2017 года это явление все больше распространяется. Что же из себя представляет электронный больничный лист в 2018 году? Действия работодателя в СБИС также могут вызвать затруднения. Начнем с положительных и отрицательных сторон такого явления, как электронный больничный через СБИС, инструкция, о том, как получить электронный больничный лист через СБИС со всеми подробностями последует чуть позже.

  • отсутствие риска фальсификации (электронный документ невозможно подделать,);
  • легкость в оформлении (отсутствуют формальности, как в бумажном документе, например, неверный цвет ручки и определенное расположение печати);
  • уменьшение расходов на учет бумаг;
  • надежность (бланк будет надежно храниться в базе данных, ФСС гарантирует выплату пособий в срок);
  • доступность (программы легко изучить пользователю с базовыми знаниями ПК);
  • моментальное закрытие справки (работник не обязан приходить в медицинское учреждение, чтобы закрыть лист, система прописывает дату автоматически).
Это интересно:  Если беременной надоело работать: как взять больничный у гинеколога, можно ли попросить его здоровой, допустимо ли просидеть на нем весь период вынашивания?

Вместе с плюсами оформления через СБИС, у этой программы также присутствует ряд недостатков, с которыми придется столкнуться пользователям.

  • неподготовленность персонала (некоторым сотрудникам в больницах тяжело работать с новыми программами, часто в виду возраста, возможны ошибки в операциях);
  • вынужденное пополнение штата (иногда для работы с ЭЛН в организации нужны дополнительные сотрудники);
  • несовершенная техника (передача еще не отлажена до конца, возможны помехи).

Электронный больничный и система передачи информации, внутри которой зарегистрированы медицинские учреждения, работодатель и сотрудники, появились относительно недавно. Далеко не каждая организация перешла на новый формат, однако СБИС развивается.

Пошаговая инструкция

Электронный бланк выдают организации, которые подключены к Медицинской информационной системе. Процесс получения справки следующий:

  1. Медицинское учреждение предоставляет документ по желанию сотрудника. Работник вправе потребовать и бумажный бланк.
  2. При закрытии больничного врачом информация передается в ФСС и рабочую организацию сотрудника.
  3. Сотрудник получает номер листа, после предоставляет его бухгалтерии.
  4. Работник бухгалтерии вносит сведения в базу и выдает пособие.
  5. Работодатель по желанию проверяет данные в базе, их фальсификация невозможна.

После получения справки из ФСС следует этап загрузки информации в систему.

Правила загрузки данных в СБИС

После того как истекает срок больничного, работодатель распоряжается о выплате пособия. Для этого информация загружается в СБИС. Порядок работы следующий:

  1. Найдите такую категорию, как «Отчетность», непосредственно здесь создаем новый документ.
  2. Далее выбирается сотрудник, больничный лист которого нас интересует.
  3. Не забудьте убедиться в верности СНИЛС и регистрационного номера ФСС.
  4. Вводим номер бланка.
  5. Запрашиваем в ФСС.
  6. Ждем статуса «Больничный лист получен».

Как заполнить данные?

Внести информацию можно двумя путями: вручную и автоматически.

При автоматическом внесении скачивается информация онлайн листа нетрудоспособности из ФСС, далее сведения рассчитываются в учетной системе. Расчет вносится в СБИС. При ручном вводе данные вписываются бухгалтером в соответствующие пункты.

В графе «Расчет» вносится следующая информация о сотруднике:

  • зарплата;
  • стаж работы;
  • величина выплачиваемого пособия.

После нажимаем «Готово» и готовимся к отправке документа в ФСС.

Порядок отправления ЭЛН

После того как отчет будет составлен, нажимаем на «Передать на подпись». Программа проведет соответствие формата и содержания. Далее больничный заверяется электронной подписью. После нажимаем на «Отправить». Бумага отправляется обратно в ФСС. Если больничный лист будет корректно оформлен, в программе появится отметка «Больничный сдан».

Если в ЭЛН найдутся несоответствия, это можно легко исправить. В главе «Расчет» вводятся новые значения. Во вкладке «Причины корректировки» вписывается код ошибок. В этом пункте можно добавить комментарии о причинах изменений. После лист нетрудоспособности заверяется и отправляется повторно.

Подводные камни

Как уже было упомянуто, онлайн бланки используют не в каждой организации. Система появилась недавно, и только некоторые работодатели готовы к этому. Отсюда возникает проблема непонимания между сотрудником и руководством. При оформлении больничного работник имеет полное право оформить его в электронном формате. Если организация не использует ФСС, в таком случае электронный лист будет бесполезен. Переход на бумажную форму займет много времени, кроме того, функция такого изменения еще не налажена.

Сеть, объединяющая медицинские организации, сотрудников и ФСС, обширна. Каналы передачи информации велики, не исключены ошибки работников на той или иной стадии оформления. Это временные трудности, которые постепенно решаются. Программа постоянно развивается и совершенствуется.

Как перейти на электронные больничные: пошаговая инструкция.

Автоматизация все глубже проникает в нашу повседневную жизнь. С 1 июля 2017 года она добралась и до оформления больничных листов по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, и выплат по ним – в силу вступил N 86-ФЗ, согласно которому электронный больничный имеет такой же официальный статус, как и бумажный. Как работает электронный больничный лист, как правильно рассчитать в нем выплату, без чего электронный больничный не будет принят органом социального страхования, как оформить виртуальный больничный через систему СБИС – читайте об этом в нашей статье.

В чем суть изменений

Цель реформы процедуры оформления больничного листка: сэкономить время и деньги всем участникам процесса, предотвратить многочисленные ошибки, штрафы, подделки.

Это интересно:  Сколько дней больничного оплачивается в год: какой срок можно находиться на листе нетрудоспособности максимум, выдается ли продолжительностью минимум в сутки?

Суть изменений в процедуре оформления больничного листка прописана в федеральном законе № 86 в одном, но емком предложении: «Назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинской организацией в форме документа на бумажном носителе или (с письменного согласия застрахованного лица) сформированного и размещенного в информационной системе страховщика в форме электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи…»

После закрытия ЭЛН (электронного листка нетрудоспособности) работник (пациент) получает от медучреждения только номер больничного листа, который передает в бухгалтерию предприятия. Но это лишь верхушка айсберга всей процедуры работы с ЭЛН, всего же в процессе оформления и выплат участвуют 4 субъекта: работник (пациент), медучреждение, страхователь (работодатель), Фонд социального страхования. Три последних субъекта действуют через ЕИИС – единую интегрированную информационную систему «Соцстрах», оператором которой является ФСС.

ЭЛН: участники и роли

При выдаче и начислении больничного через ЕИИС у каждого участника своя роль со строго определенным алгоритмом действий.

Личный кабинет работодателя в системе ЕИИС

Для того чтобы новая процедура заработала, каждый ее участник должен проявить определенные усилия. Например, работник должен объявить о своем желании получить электронный больничный и подтвердить это желание письменно. Медучреждение должно быть оснащено компьютерами и доступом в интернет, врачи и организация должны иметь электронную подпись, работодателю также необходимо подтверждать все свои действия электронной подписью. Работодателю также нужно наладить электронный обмен с ФСС и иметь личный кабинет для оформления электронного больничного.

О том, какие операции выполняются через личный кабинет, пояснили эксперты ФСС:

  • В личный кабинет «падает» информация о закрытии ЭЛН сотрудника медицинской организацией;
  • Осуществляется ввод сведений страхователя в существующие ЭЛН;
  • Возможен экспорт данных ЭЛН в xml-файл с возможностью последующей загрузки этого файла вПО страхователя для создания и подписания реестров для отправки в ФСС
  • Осуществляется поиск и просмотр поданных в ФСС реестров листков нетрудоспособности;
  • Осуществляется поиск и просмотр пособий, выплаченных ФСС в рамках прямых выплат. Поиск осуществляется по ФИО, СНИЛС и статусу пособия;
  • Предусмотрен просмотр журнала обмена данными между Страхователем и ФСС, с возможностью сохранения запросов и полученных ответов в xml-файл;
  • Предусмотрен просмотр и выгрузка в xml-файл (для дальнейшей обработке в ПО Страхователя) списка ошибок при проверке реестра и пособий;
  • Осуществляется формирование обращений в ФСС (в части прямых выплат), с возможностью поиска по номеру, теме, статусу и дате поданного запроса;
  • Возможен просмотр извещений, сформированных сотрудником ФСС при работе с реестром и пособиями;
  • Предусмотрена возможность подать заявку на консультацию в ФСС.

Как оформить электронный больничный в СБИС: 10 простых шагов

Если у вас отлажен механизм сдачи электронной отчетности, и вы пользуетесь СБИС, работать с ЭНЛ будет проще.

Предлагаем вам пошаговую инструкцию по работе с ЭЛН в системе СБИС:

  1. В разделе «ФСС» нажмите «Новый отчет». Во вкладке «Дополнительно» выберите «Электронный больничный».
  2. Выберите сотрудника, на которого оформлен больничный.
  3. В предложенной форме проверьте СНИЛС работника и регистрационный номер вашего регионального отделения ФСС. Впишите номер больничного листа, переданный сотрудником.
  4. Нажмите «Отправить».
  5. Дождитесь ответа ФСС: запись в реестре поменяется с «Запрос ЭЛН: ФИО» на «Больничный: ФИО». ФСС должна прислать ЭЛН в течение нескольких минут (нажмите «Получить ответы и требования»).
  6. Ознакомьтесь с присланными ФСС данными.
  7. В разделе «Расчет» укажите сведения о заработной плате, стаже работника, величинеего пособия.
  8. Нажмите «Готово» и заверьте документ электронной подписью.
  9. Отправьте больничный в ФСС.
  10. Расчет больничного считается принятым, когда от ФСС получен протокол расчета со статусом «ОК».

Хотите более подробно узнать о нововведении, вам нужно наладить электронную отчетность, вам оперативно нужна электронная подпись. Обратитесь к нашим специалистам, они помогут вам в решении этих задач.

Оставьте комментарий