Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: формула, образец и примеры, как вычислить период и количество дней, узнайте, облагается ли выплата страховыми взносами

Как осуществить правильный расчет компенсации за неиспользованный отпуск?

В работе любой фирмы может возникнуть ситуация, когда у ее работников возникнет желание получить денежные средства взамен отпуска.

По этой теме часто возникает множество сомнений и вопросов. Кто может рассчитывать компенсацию? Какие в данном случае права и обязанности у работодателя? Каким образом осуществляется расчет? Все эти спорные моменты детально разобраны в данной статье.

Кто может получить выплату?

В соответствии с законодательством, официальным работникам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, составляющий 28 календарных дней (ТК РФ, ст. 115). Нереализованный отпуск может быть однократно перенесен на следующий год.

Статья 115 ТК РФ. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск) предоставляется работникам в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Для определенных лиц существует право получения компенсации за неиспользованное для отдыха время. А именно, когда количество дней отдыха превышает 28.

При этом, если сотрудник не ушел в текущем году отдыхать, отпускное время не пропадает. В такой ситуации, человек может сделать выбор, относительно дальнейшего их использования:

  1. “отгулять их в следующем году”;
  2. получить денежную компенсацию нереализованного отпуска.

Во втором случае, опираясь на ТК РФ (ст.126), за непотраченные дополнительные дни можно получить только часть денег.

Компенсация за отдых остальных работников, не имеющих дополнительных дней – не предусматривается.

Примечательно, что вышеупомянутой статьей кодекса запрещено покрывать деньгами время, которое не “отгулял” работник, если он:

  • работает во вредных или опасных условиях труда;
  • работает в несоответствующих режиму охраны труда и отдыха условиях;
  • несовершеннолетним;
  • беременной женщиной.

Вся изложенная информация относится только к тем случаям, когда сотрудник остается работать в компании. При увольнении, все «неотгуленные» дни как сотрудников со стандартным отпуском, так и с удлиненным, подлежит полному финансовому покрытию.

Как правильно рассчитать?

Чтобы верно рассчитать суммы денежного возмещения потребуется точно посчитать количество неотгуленных дней отдыха. С этой целью создана формула, имеющая вид:

В формуле используются коэффициенты, обозначающие:

  • А – количество отпускных дней, которыми не воспользовались;
  • В – время отдыха, предоставляемое раз в год, согласно заключенному трудовому договору;
  • С – дни, когда совершались различные операции расчетного характера;
  • D – сумма выходных и праздничников;
  • E – количество календарных дней фактического пребывания сотрудника на работе и выполняющего свои обязанности.

Приведем пример расчета: предположим, работник за 30 календарных дней расчетного периода, не работал 1 по причине государственного праздника, и еще 8 в свой официальный выходной. Также один раз он отсутствовал по неуважительной причине.

Таким образом из 366 дней года вычитаем эти цифры. Получаем – 356. Далее умножаем это число на коэффициент 0,09, полученный в результате отношения 28 положенных для отдыха и 30 дней месяца, умноженного на 10.

Эта цифра является количеством дней, которые кадр не отгулял.

Продолжительность расчетного периода определяется тем временем, которое рабочий отработал в организации в течение года. При этом больше 12 месяцев расчетный период составлять не может. Что не входит в расчет:

  1. больничный или декрет сотрудника;
  2. отпуск за свой счет;
  3. командировки;
  4. выходные по уходу за инвалидом;
  5. выходные по причине форс-мажора на предприятии.

В ситуации, когда работник трудоустроен в организации много лет, для исчисления средней заработной платы за один рабочий день во внимание берется только последний год. В остальных случаях в полном объеме учитывается период, на протяжении которого лицо трудилось в компании.

Имеются ввиду только неуважительные причины, в результате которых лицо было не способно осуществлять трудовую деятельность.

Также, на среднесуточный заработок влияют изменения зарплаты. Для расчета, в этом случае, должен быть использован коэффициент повышения, представляющий собой отношение повышенной зарплаты к изначальной. После чего суммируются оклады, которые выплачивались до увеличения. Полученная сумма умножается на коэффициент.

К примеру, лицо получало зарплату 20 000 руб. Спустя 5 месяцев ее увеличили до 25 000 руб.

25 000 / 20 000 = 1,25.

Данная цифра и считается коэффициентом повышения. Значит формула расчета такая:

1.25*5(20 000) + 7 (25 000) =300 000 – годовой доход сотрудника. Делим его на 366 и получаем дневной заработок служащего в размере 820 руб.

Пользуясь данными рекомендациями, можно корректно рассчитать средний оклад за день: средний оклад работника за месяц разделить на количество дней в это месяце. В соответствии с ТК РФ (ст.139), принято считать их за 29,3.

Заключительным этапом является определение денежной компенсации за неиспользованный отдых. Для этого при расчете необходимо “неотгуленные” дни отдыха умножить на сумму среднего дневного заработка.

Используя предыдущие вычисления, стало известно, что у работника не потрачено 32 дня. Следовательно, рассчитывается: 30 * 820 руб. = 24 600 руб. — вот сколько компенсации он имеет право получить.

Обложение суммы взносами и налогами

В ситуации, когда рабочий не увольняется, а просто хочет получить деньги за неиспользованные для отдыха дни, выплата начисляется и не облагается страховыми взносами от непредвиденных ситуаций на рабочем месте.

Необходимы только отчисления в Пенсионный фонд России и Единый социальный налог. Перечисление в налоговые инстанции должно быть осуществлено не позднее 24 часов с момента поступления денег на счет кадра.

Сроки перечислений

Если человек не “отгулял” положенный ему отпуск и написал заявление об увольнении, выплата денежных средств должна производиться в последний рабочий день в совокупности с полным его расчетом.

В противном случае, когда служащий не прекращает трудовую деятельность в компании, четкие сроки выплаты законодательством не оговариваются. Как правило, деньги начисляются вместе с основной следующей заработной платой.

Видео по теме

Смотрите видео о расчете денежной компенсации:

Заключение

Опираясь на изложенные выше рекомендации и примеры, работодатель имеет возможность грамотно разрешить вопрос финансового покрытия нереализованного отдыха своих кадров. Четко следуя предписаниям трудового и налогового кодекса РФ, фирма избежит штрафных санкций и иных проблем, связанных с некорректным проведением процедуры.

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск может быть выплачена в двух случаях: в период работы и при увольнении.

Компенсация в период работы

В этом случае денежная компенсация может быть рассчитана за ту часть отпуска, которая превышает стандартные 28 календарных дней.

При этом инициатива о замене дополнительного отпуска выплатой принадлежит работнику, и работодатель решает этот вопрос только по письменному заявлению работника (причём работодатель может принять и отрицательное решение).

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

Компенсация при увольнении

При увольнении работника возникает большинство недоразумений и конфликтов, в том числе в связи с расчётом компенсации за неиспользованный отпуск. Кратко этот вопрос регулируется ст. 127 Трудового кодекса, но её применение требует некоторых специфических знаний.

Так, например, нельзя забывать, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются всем работникам без исключения – в том числе временным, сезонным, совместителям и т. п. (ст. 114).

Также важно, что все суммы, какие полагаются работнику, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, должны быть выплачены в последний день работы (он же – день увольнения).

Работнику стоит проверить, чтобы бухгалтерия ничего не забыла. При несогласии с размером выплачиваемой суммы и получении отказа в перерасчёте, работнику всё же следует получить компенсацию в неоспариваемой части, а также справку о заработной плате.

Порядок расчета компенсации

При расчёте и проверке величины компенсации за неиспользованный отпуск следует учитывать следующие обстоятельства.

  1. Компенсация за отпуск в полном размере полагается только тем работникам, которые отработали полный рабочий год (то есть не менее 11 месяцев). В иных случаях компенсация рассчитывается пропорционально количеству отработанных месяцев, с округлением неполных месяцев в ту или другую сторону.
  2. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, работодатель может произвести удержания из его зарплаты за неотработанные дни отпуска.
  3. Если у работника обнаруживаются неиспользованные дни отпуска за прошлые годы работы, то при увольнении все они должны быть компенсированы, вне зависимости от того, сколько времени прошло. При этом в расчёт принимается заработная плата работника только за последний год.

Возможно, вас заинтересует ментальная карта «Сколько мы должны работать?», в которой подробно рассмотрены нормы, регулирующие продолжительность рабочего времени.

Или ознакомьтесь ЗДЕСЬ с порядком прекращения трудового договора.

Формула расчета компенсации за неиспользованный отпуск

Непосредственно для расчёта компенсации нам понадобятся следующие данные.

  1. Количество дней неиспользованного отпуска: КДНО = КДО : МГ х МР, где:
    • КДО – полное количество дней компенсируемого отпуска;
    • МГ – количество месяцев в году;
    • МР – количество фактически отработанных целых месяцев.
  2. Стаж работы в организации, дающий право на отпуск: СР = (ПМ х 29,3) + (КД – НД) х 29,3/КД, где:
    • ПМ – полные отработанные месяцы;
    • КД – количество календарных дней месяца, отработанного не полностью;
    • НД – дни, не вошедшие в стаж, т.е. не учитываемые как рабочие (больничный, отгул, отпуск за свой счёт и т.п.).
  3. Среднедневной заработок работника за последний рабочий год: СДЗ = СВ : СР, где:
    • СВ – сумма всех выплат за расчётный период, исключая больничные, отпускные, материальную помощь и т.п;
    • СР – исчисляемый в днях стаж работы в организации.

Имея все вышеприведённые данные, мы легко можем подсчитать размер компенсации за неиспользованный отпуск: КО = СДЗ х КДО, где СДЗ – среднедневной заработок, КДО – количество неиспользованных дней отпуска.

Пример расчета компенсации

Допустим, работнику установлен стандартный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

Стаж его работы в данной организации составил 9 месяцев и 6 дней, в течение которых он очередной ежегодный отпуск не брал, 2 дня в октябре находился в отгуле, 10 дней в ноябре – на больничном.

За всё время работы ему была выплачена заработная плата в размере 336 800 рублей.

При увольнении ему выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, которая рассчитывается следующим образом.

  1. Количество дней компенсируемого отпуска: 28 : 12 х 9 = 21.
  2. Стаж работы в организации: (7 х 29,3) + (31 – 2) х 29,3/31 + (30 – 10) х 29,3/30 = 252.
  3. Среднедневной заработок работника: 336 800 : 252 = 1 336, 51 руб.
  4. Компенсация за неиспользованный отпуск: 1 336, 51 х 21 = 28 066,67 руб.

Полезно знать

По письменному заявлению работника неиспользованный отпуск может быть ему предоставлен с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия).

В этом случае днем увольнения считается последний день отпуска. При этом выдача всех причитающихся работнику сумм, а также трудовой книжки с внесенной в нее записью об увольнении производится перед уходом работника в отпуск.

Расчет компенсаций за неиспользованный отпуск

О. Шулыгина,
ЗАО «Аудиторская фирма «Критерий-Аудит»

Согласно ст. 124 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Казалось бы, что по прошествии указанных 12 месяцев право на отпуск утрачивается и работник уже не получит ни сам отпуск, ни денежной компенсации. Однако это не так.

Предположим, что работник не использовал отпуск полностью или частично за какой-то год, причем по причине того, что сам от него отказывался. Тогда у него пропадает возможность этот отпуск «отгулять» и появляется право требовать замену отпуска денежной компенсацией. Положения ст. 126 ТК РФ подтверждают такую возможность, но только в части отпуска, превышающей 28 календарных дней. Каждый работник имеет право на отпуск либо на компенсацию за неиспользованный отпуск, причем ее нужно выплатить не только при увольнении, но и в том случае, если работник решил заменить часть отпуска деньгами. Другими словами, по письменному заявлению работника часть отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией, но в ТК РФ не уточняется, какая именно часть. Таким образом, можно выплатить компенсацию как за все дни отпуска, не использованного в прошлом году, так и за разницу, превышающую 28 календарных дней в текущем году.

Замена отпуска денежной компенсацией не может быть произведена беременным женщинам, работникам моложе 18 лет и работникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными или опасными условиями труда.

У работника предприятия остались 12 календарных дней неиспользованного отпуска за прошлый год. Они присоединяются к отпуску за текущий год, т.е. продолжительность отпуска возрастает до 40 календарных дней, либо работнику по его заявлению выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск — не более 12 дней.

В ТК РФ не установлены какие-либо периоды, ограничивающие компенсационные выплаты, поэтому при увольнении сотрудника ему нужно выплатить компенсацию за все отпуска, которые он не отгулял.

Согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам на 28 календарных дней. Однако при определении количества дней отпуска зачастую допускаются ошибки. В ТК РФ не указано, как рассчитывать дни, за которые нужно выплатить компенсацию, если сотрудник увольняется, не проработав год. В этом случае нужно руководствоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утвержденными Народным комиссариатом труда СССР 30 апреля 1930 г. № 169 (с изменениями и дополнениями от 3.03.05 г.) (далее — Правила).

В соответствии с п. 28 Правил при увольнении работника, не использовавшего своего права на отпуск, ему выплачивается компенсация. При этом увольняемые по каким бы то ни было причинам работники, проработавшие у одного нанимателя не менее 11 месяцев, получают полную компенсацию, во всех остальных случаях — пропорциональную компенсацию.

А.Н. Соколов отработал в ООО «Альфа» 12 месяцев в 2004 г. и 3 месяца в 2005 г., затем 31 марта 2005 г. уволился. Ему полагается ежегодный отпуск 28 календарных дней. При этом в 2004 и 2005 гг. он в отпуске не был.

Количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит: за 2004 г. — 28 дней; за 2005 г. — 7 дней (28 дн. : 12 мес. х 3 мес.).

Общее количество дней неиспользованного отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, составит 35 дней (28 + 7).

Сотрудник ОАО «Восход» Р.А. Александров был принят на работу 1 января 2005 г., а 13 июля 2005 г. он уволился. В данном случае учитываются только 6 месяцев (январь-июнь). Июль в расчет не принимается, так как в нем отработано меньше половины месяца.

Александров имеет право на ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Таким образом, количество дней, за которые ему положена компенсация, составит 14 дней (28 дн. : 12 мес. х 6 мес.).

После определения количества дней, за которые должна быть выплачена компенсация за неиспользованный отпуск, надо рассчитать среднюю дневную заработную плату. Порядок расчета регламентирован ст. 139 ТК РФ, а также Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.03 г. № 213 (далее — Положение).

Расчет средней заработной платы работника для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска независимо от режима его работы производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за последние три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих моменту выплаты.

Во всех случаях, кроме применения суммированного учета рабочего времени, для ее определения используется средняя дневная заработная плата. Средняя заработная плата работника определяется путем умножения средней дневной заработной платы на количество дней (рабочих, календарных) в периоде, подлежащем оплате.

При установлении работнику неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средняя дневная заработная плата исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период.

Средняя дневная заработная плата для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется за последние три календарных месяца путем деления суммы начисленной заработной платы на 3 и на 29,6 (среднемесячное число календарных дней):

1) в случае когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, средняя дневная заработная плата рассчитывается путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,6), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количества календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах устанавливается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4;

2) средняя дневная заработная плата для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах при предоставлении отпусков в рабочих днях рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средняя дневная заработная плата работника для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется в соответствии с пп. 1 и 2 настоящего раздела.

В коллективном договоре могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников.

При расчете компенсации за неиспользованный отпуск учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда организации, поэтому, принимая решение о том, какие выплаты учитывать, а какие нет, бухгалтер должен посмотреть, что установлено в коллективном или трудовом договоре, положении об оплате труда, положении о премировании и т.д. Если сотруднику были выданы предусмотренные в них суммы, то при расчете заработной платы их нужно учесть.

Примерный перечень выплат, а также порядок их учета приведены в п. 2 Положения.

Для определения средней заработной платы учитываются такие выплаты, как заработная плата, выданная в неденежной форме; денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности; гонорары работников, начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций; заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования; разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности); надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам); выплаты, связанные с условиями труда, повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и праздничные дни, оплата сверхурочной работы; премии и вознаграждения и другие виды выплат.

Следует отметить, что данный перечень является именно примерным, т.е., если в нем не упомянута какая-либо выплата, но она предусмотрена системой оплаты труда, значит, ее можно учесть.

Кроме того, если бухгалтер начислил работнику деньги на основании требований ТК РФ, при этом ни трудовым договором, ни положением об оплате труда данная выплата не предусмотрена, в данном случае согласно ст. 139 ТК РФ такую сумму нужно включать в расчет средней заработной платы.

Сотрудник ЗАО «Альфа» Смирнов В.А. несколько дней работал сверхурочно. Это время организация оплатила ему в повышенном размере в соответствии с требованиями ст. 152 ТК РФ. При этом в трудовом договоре, который ЗАО «Альфа» заключило со Смирновым, о том, что организация оплачивает сверхурочную работу по повышенным ставкам, ничего не сказано. Однако при расчете средней заработной платы суммы, выплаченные за сверхурочную работу, все равно нужно учесть.

  • ежемесячные премии и вознаграждения — не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода;
  • премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, — не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода;
  • вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, — в размере одной двенадцатой за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Работник предприятия был принят на работу 1 января 2005 г. с окладом 7000 руб., увольняется с 25 июня 2005 г. В мае ему была выплачена ежемесячная премия в размере 5000 руб. Определим размер компенсации за неиспользованный отпуск.

Работник отработал 6 месяцев (январь-июнь). Таким образом, количество дней, за которые ему положена компенсация составит 14 (28 дн. : 12 мес. х 6 мес.), а компенсация за неиспользованный отпуск будет равна:

7000 руб. x 3 мес. + 5000 руб.

х 14 календ. дн. = 4099,10 руб.

3 мес. x 29,6 календ. дн.

Если сотрудник проработал в организации неполный рабочий период, за который были начислены премии и вознаграждения пропорционально отработанному времени, они учитываются при определении средней заработной платы исходя из фактически начисленных сумм.

В п. 4 Положения приведены те выплаты, которые исключаются из расчета средней заработной платы, в частности отпускные, больничные, пособия по беременности и родам. Следует отметить, что исключаются не только сами выплаты, но и дни, за которые они были начислены. Уменьшают расчетный период и те дни, за которые работнику ничего не выплачивалось. Например, это дни отпуска, который сотрудник брал за свой счет.

Нередко предприятие выплачивает работникам разовые премии, приурочив их к какому-либо праздничному событию. Обычно такие премии не оговариваются в положении об оплате труда или положении о премировании, поскольку работодатель заранее не может знать, какому работнику он выдаст премию, а какому нет. Следовательно, если утвержденной системой оплаты труда какой-то вид премии не предусмотрен, значит, и при расчете средней заработной платы он не учитывается. Так ответил Минтруд России на частный запрос. Этот ответ содержится в письме Банка России от 1.09.03 г. № 129-Т.

Нельзя включать в расчет средней заработной платы и материальную помощь: во-первых, она не является оплатой за труд; во-вторых, не прописывается в трудовых договорах и не предусмотрена ТК РФ.

В случае если работник за расчетный период не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средняя заработная плата определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному.

Налогообложение компенсационных выплат

налог на прибыль организаций. Расходы на денежные компенсации за неиспользованный отпуск, осуществленные в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, должны учитываться для целей налогообложения прибыли (п. 8 ст. 255 НК РФ).

Если налоговая инспекция полагает, что в результате действий работодателя нарушается трудовое законодательство, то она должна направить соответствующую информацию в органы, контролирующие соблюдение трудового законодательства.

Налог на доходы физических лиц. Согласно п. 1 ст. 210 и п. 3 ст. 217 НК РФ с суммы компенсации за неиспользованный отпуск, в том числе компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника, следует удерживать налог на доходы физических лиц.

Единый социальный налог. Страховые взносы исчисляются исходя из налоговой базы по единому социальному налогу, установленной ст. 237 НК РФ. При определении базы для исчисления страховых взносов учитываются выплаты и иные вознаграждения, начисленные страхователем в пользу физических лиц, включая выплаты, перечисленные в ст. 239 НК РФ. Не учитываются в составе базы суммы, указанные в ст. 238 НК РФ. В частности, не подлежат обложению единым социальным налогом все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с увольнением работников, включая компенсации за неиспользованный отпуск, а также с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность).

Компенсации за неиспользованный отпуск связаны с выполнением сотрудником трудовых обязанностей и выплачиваются либо при его увольнении, либо при наличии у него желания заменить часть отпуска деньгами. В первом случае компенсации за неиспользованный отпуск не облагаются единым социальным налогом согласно ст. 238 НК РФ, а при желании у работника заменить часть отпуска деньгами — облагаются этим налогом.

Трудовые проверки становятся новыми налоговыми. Ошиблись в кадровом документе? Оштрафуют, умножив на количество сотрудников.

Станьте гуру кадрового учета. Сейчас наш мега-популярный онлайн-курс по заполнению кадровых документов со скидкой 50 %.

Куча образцов документов и советов от практиков. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Действующие правила расчета компенсации отпуска при увольнении сотрудника в 2018 году

Одна из обязательных выплат при увольнении – компенсация за неиспользованный отпуск. Она выплачивается в последний рабочий день вместе с зарплатой и прочими выплатами, которые полагаются по закону или по трудовому договору.

Для того чтобы определить размер полагающейся компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, необходимо знать количество неиспользованных дней отпускных у данного работодателя. Не отгулянные в отпуске дни у предыдущих работодателей не учитываются. После того как будет рассчитано количество дней, за которые нужно выплатить компенсацию, необходимо умножить это значение на рассчитанный среднедневной заработок.

Законодательное регулирование

Трудовой кодекс не устанавливает определенный порядок для определения числа дней отпускных, которые были заработаны сотрудником к моменту увольнения. Для этих целей могут применяться Правила об очередных и дополнительных отпусках №169, утвержденные в СССР.

Но в Трудовом кодексе в ст. 140 прописана обязанность работодателя перечислить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотруднику в его последний рабочий день. Ст.ст. 423, 126-127 Трудового кодекса регулируют правила расчета отпускных, которые используются и при расчетах компенсации. Налоговый кодекс содержит указание на налогообложение указанной компенсации.

Порядок расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Количество неиспользованных дней отпуска представляет собой разницу между количеством дней отпуска, на которые работник начал рассчитывать к моменту увольнения, и количеством дней, уже использованных к этому моменту сотрудником.

При увольнении сотрудника, который проработал на предприятии не менее 11 месяцев и не использовал положенное право на отпуск, он вправе рассчитывать на полную компенсацию. При этом в расчет не включается период нахождения сотрудника в отпуске. Поэтому если за указанные 11 месяцев он побывал в отпуске, то компенсация за полный отпуск ему уже не положена. Например, если он был в отпуске 5 дней и отработал 11 месяцев, то ему должны компенсировать 23 дня отпуска (28-5).

Право на получение компенсации в полном размере приобретают также сотрудники, которые отработали в течение 5,5-11 месяцев, если они увольняются из-за сокращения штата, ликвидации компании, поступления на военную службу и пр.

Если же он отработал неполный период, то ему полагается компенсация, пропорциональная количеству месяцев, которые он отработал у данного работодателя.

В стандартном случае каждый работник может рассчитывать на 28 дней отпускных. Например, если он отработал 8 месяцев в компании, то расчет будет выглядеть так: 28*8/12=18 дней. Т. е. работодатель должен компенсировать 18 дней неиспользованного отпуска.

Именно такой подход к определению продолжительности подлежащего к оплате отпуска используется судами. Согласно действующему законодательству, полученное значение не подлежит округлению до целого числа. Например, если получилось, что увольняемому необходимо компенсировать 18,67 дней отпуска, то это число не округляют при последующих вычислениях до 19. Но, по мнению Минсоцразвития, округление допускается, если оно в интересах сотрудника и не ущемляет их.

Роструд предлагает использовать такой алгоритм расчетов:

  1. Разделить количество дней отпуска на 12.
  2. Умножить полученное значение на количество отработанных месяцев.

Но указанный здесь метод расчетов является менее точным и отличается большей погрешностью. Например, если работник отработал 6 месяцев, то ему положен отпуск в ½ стандартного, т. е. в 14 дней. Но если использовать методику Роструда, получается, что сотруднику положено 2,33*6=13,98 дней отпуска. Т. е. в данном случае работник получит меньшую компенсацию.

Подход от Роструда нередко используют в судебной практике. Если работодатель решил применить его при расчетах, нужно учитывать, что значение в 2,33 дня используется далеко не всегда. Так, если речь идет о педагоге, то его отпуск составляет 4,67 дня за каждый месяц работы (56:12).

При определении числа месяцев в отпускном стаже работника должны учитываться следующие особенности:

  1. Излишки, которые составляют менее половины месяца, исключаются из расчетов. Например, если сотрудник отработал 6 месяцев и 3 дня, то в расчетах участвуют только 6 месяцев.
  2. Излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца. Согласно правилам, при определении стажа всегда считается, что половиной является 15 дней и более, независимо от числа дней в месяце, на который пришлись излишки. Например, сотрудник отработал 6 месяцев и 16 дней. При определении компенсации будет браться значение 7 месяцев.

Для определения среднедневного заработка, используемого в расчетах, нужно совокупные выплаты за год разделить на 12 месяцев (вместо нее может применяться любая цифра, если расчеты ведутся не за полный год) и на 29,3 (29,3 – это фиксированный коэффициент, который указывает на среднее количество календарных дней в году; используется с 2014 года, ранее применялось значение 29,4).

В указанный размер выплат попадает зарплата, премии и бонусы. При этом выплаты по больничным листам, а также декретные в расчетах не участвуют.

Приведем пример расчетов. Сотрудник отработал в компании 8 месяцев и 20 дней. За этот период он заработал 250 тыс. р., из которых компенсация по больничному листу составила 25 тыс. р. Заработок, участвующий в расчетах – 225 тыс. р. (250-25). Работнику полагается компенсация отпуска за 9 месяцев, т. к. излишек в 20 дней – больше, чем 15.

За 9 месяцев сотруднику полагается отпуск в 21 день (28*9/12).

Среднедневной заработок составит (225000/9/29,3)=853,24 р. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении будет определяться так: 853,24*21 день. Работнику подлежит к выплате 17918,09 р.

Редко когда профессиональные бухгалтеры делают вычисления компенсации вручную с использованием сложных формул. Обычно они автоматизируют эту работу и применяют профессиональные бухгалтерские программы или онлайн-калькуляторы. Один из примеров калькулятора, который автоматически производит вычисление суммы компенсации за неиспользованный отпуск, можно найти ниже.

Начисление страховых взносов на компенсацию неиспользованного отпуска

Компенсация неиспользованного отпуска не освобождается от начисления страховых взносов в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (сейчас все указанные взносы собирает Налоговая инспекция). Данные выплаты должны производиться из средств работодателя и не могут уменьшать величину компенсации.

При определении размера страховых взносов работодатель должен учитывать установленные на текущий год лимиты. Если размер дохода сотрудника превысит 1021000 р., то ставка пенсионного страхования снижается до 10%. Лимит для социального страхования, сверх которого не платятся взносы, составляет 815 тыс. р.

Страховые взносы перечисляются в стандартные сроки: до 15 числа месяца, который следует за расчетным.

Например, если размер компенсации отпуска составил 25 тыс. р., то сотрудник получит на руки 21750 р. за вычетом НДФЛ (25000-25000*13%).

Ответственность за невыплату

Компенсация за неиспользованный отпуск начисляется не по желанию работодателя, а в обязательном порядке. Поэтому при отказе работодателя исполнить свою обязанность по нормам Трудового кодекса его могут привлечь к административной ответственности.

Также работник вправе рассчитывать на получение компенсации за несвоевременное перечисление ему выплат. При нарушении срока расчета с сотрудником работодатель рассчитывает размер материальной компенсации таким образом: сумма просрочки*1/500 ключевой ставки ЦБ (сейчас она составляет 7,25%). Если указанные штрафные санкции работодатель отказывается переводить добровольно, то сотрудник может обратиться за их получением в суд.

Если сотрудник так и не получил положенную ему компенсацию в разумные сроки, то он может пожаловаться на работодателя в комиссию по трудовым спорам на базе компании-работодателя (обычно такие создаются в рамках профсоюзов на крупных предприятиях), в государственную трудовую инспекцию или прокуратуру. Если досудебные попытки решения сложившейся ситуации себя исчерпали, то сотрудник вправе обратиться в суд.

Стоит учесть, что рассчитывать на получение компенсации морального вреда за невыплаченную компенсацию при увольнении можно только в судебном порядке.

При обращении работника в суд работодателя могут привлечь не только к административной, но и к уголовной ответственности (при крупном размере невыплаченных в пользу уволенных средств).

Исковое заявление о взыскании выплат с работодателя подается в районный суд общей юрисдикции по местонахождению организации или ее имущества. Обратиться в суд можно лишь до того момента, как компания была ликвидирована.

Таким образом, работодатель обязан компенсировать своим сотрудникам неиспользованный отпуск при увольнении. Компенсация входит в число обязательных выплат при увольнении наряду с зарплатой и выходным пособием при увольнении, если таковое регламентировано законодательством. Величина данной компенсации определяется с учетом количества неиспользованных дней при увольнении и среднедневного заработка. Компенсация неиспользованного отпуска подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ. Ответственность за невыплаченную компенсацию включает материальную (обязанность выплатить пени за каждый день просрочки), а также административную и уголовную.

Это интересно:  Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: нюансы возврата отпускных сотрудником, отгулявшим предоставленный авансом отдых, в том числе при сокращении

Оставьте комментарий