Как работодателю получить электронный больничный лист: правила принятия документа о нетрудоспособности с пошаговой инструкцией

Электронный больничный лист: что это такое и как выглядит?

  • 1. Особенности виртуального больничного и причины нововведения
  • 2. Как выглядит электронный больничный лист
  • 3. Как работает система электронных больничных листов
  • 4. Электронный больничный лист в 2019 году: действия работодателя
    • 4.1 Получение
    • 4.2 Заполнение
    • 4.3 Оплата
    • 4.4 Как распечатать ЭЛН
  • 5. Действия работника
    • 5.1 Получение
    • 5.2 Как продлить электронный больничный лист
    • 5.3 Проверка больничного листа онлайн
    • 5.4 Если работодатель не принимает электронный больничный лист

    Особенности виртуального больничного и причины нововведения

    Лицензированные медучреждения выдают электронный лист нетрудоспособности для граждан, утративших возможность работать по причине, связанной со здоровьем. Больничный также оформляется при беременности, родах, для ухода за нездоровыми членами семьи. Электронный листок нетрудоспособности создан с целью оптимизировать работу медицинских учреждений и повысить качество обслуживания.

    У виртуального листа ряд преимуществ:

    • полный аналог больничного листа из бумаги;
    • медицинский персонал тратит гораздо меньше времени на документацию и больше на лечение;
    • написанное в бланке нетрудоспособности больше не зависит от почерка врача;
    • поддержка работодателем электронной базы больничных снижает расходы на содержание бумаг;
    • лист не поддается фальсификации, поскольку защищен криптографической подписью и передается только по зашифрованным каналам передачи.

    Как выглядит электронный больничный лист

    Говоря о том, как выглядит электронный больничный лист, можно сказать, что бланк по содержанию ничем не отличается от привычного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.

    Образец формы электронного больничного листа в 2019 году:

    Как работает система электронных больничных листов

    Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

    Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

    База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

    • ФИО, место и год рождения;
    • занятость;
    • группа крови и резус-фактор;
    • врожденные и хронические заболевания;
    • сведения об аллергических реакциях.

    Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

    Электронный больничный лист в 2019 году: действия работодателя

    Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

    Получение

    Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

    Чтобы понять, как принять электронный больничный лист, работодателю следует создать свой личный кабинет на сайте Фонда социального страхования. На главной странице сайта найти поле авторизации и нажать кнопку «Войти». Авторизоваться представитель компании может, используя логин и пароль от сайта «Госуслуги», либо нажав кнопку регистрации и создать новые логин и пароль.

    Для установления связи с базой электронных больничных требуется:

    • подходящие программные средства у работодателя и медицинского учреждения;
    • работодатель должен оформиться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
    • работодатель должен указать сертификат электронной подписи.

    ЕСИА дает доступ пользователям к защищенным базам, хранящимся в информационной среде государства. В базу предусмотрен вход с использованием электронных средств или электронной подписи. При соблюдении условий работодатель получит в личный кабинет из ФСС больничный лист работника по окончании лечения сотрудника.

    Заполнение

    Узнать, как заполнить электронный больничный лист работодателю, можно в самой системе электронных больничных. С помощью компьютерной программы работодатель при необходимости изменяет и заполняет электронный больничный в своем личном кабинете. Заполнять его вправе уполномоченный представитель работодателя: кадровик, директор, управляющий, бухгалтер. Каждое из взаимодействующих с больничным листом лицо должно быть зарегистрировано в системе и иметь индивидуальную цифровую подпись.

    Чтобы найти лист нетрудоспособности в системе, нужно знать его номер, который должен сообщить работник. В электронной системе во вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» работодатель найдет информацию о работнике, данные его больничного листа: номер, дата начала и окончания срока нетрудоспособности. В поле «Статус» работодатель также найдет информацию о статусе больничного листа: «Заполнен страхователем» либо «Пособие выплачено».

    Медицинские работники, как и работники ФСС, могут допустить ошибку при заполнении. Если работодатель заметил это, то ему следует отправить своего работника обратно к врачу за новым образом больничного листа. ФСС уничтожит неверный бланк, заполнит новый и пришлет его работодателю.

    Если не ясно, как проверить онлайн электронный больничный лист по номеру, работодателю следует вернуться на главную страницу системы. На исходной странице имеются инструменты для отслеживания состояния больничного листа: реестры и обменники данных.

    Оплата

    В поле «Заполняется работодателем» следует расписать расчет пособия. После заполнения больничный лист отправляется в ФСС, а именно в его отделение по месту нахождения работодателя. ФСС, используя эти сведения, проверит пособие и начислит его.

    Как будет проходить начисление, определяет практика отдельного региона России. Какие-то регионы внесены в список проекта ФСС, который выплачивает пособие сразу работнику. В других регионах пособие исчисляет и выдает работодатель. В разных случаях действия бухгалтера будут меняться.

    Если действует зачетная система, то сумму денежной выплаты следует посчитать и выдать сотруднику вместе с первой после болезни зарплатой. Расходы, принятые на себя компанией, используются как вычет во взносах на социальное страхование или запросить возмещения в ФСС. Для получения возмещения обратитесь в ФСС и передайте справку-счет. Если в регионе действуют прямые выплаты, то в электронном сервисе следует выполнить расчет среднемесячного заработка, заполнить заявление в ФСС в электронном виде и отправить его в ФСС. Через некоторое время ФСС оплатит пособие переводом.

    Как распечатать ЭЛН

    Работодатель должен знать, как распечатать электронный больничный бланк. Войдя в систему ЭЛН, он должен перейти к списку больничных листов. Найдя нужный, нажать «Получить ЛН». Далее нажать на кнопку печати.

    Действия работника

    Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

    Получение

    Работнику полезно знать, как оформить электронный больничный. Сделать это можно в медицинском учреждении. Сотрудник, получающий лист по нетрудоспособности, имеет право выбрать носитель. Перед выбором электронной формы рекомендуется уточнить на работе, реализована ли там поддержка ЭЛН. Если да, то сотруднику достаточно во время приема у врача уведомить его о своем решении, дать согласие на обработку личных данных. Лист не нужно заверять, ему будет присвоен индивидуальный код, который сотрудник может сообщить в свою компанию. Зная код, компания сможет отслеживать состояние больничного и начислить пособие.

    Использовать или нет электронный больничный — вопрос в компетенции работодателя. По состоянию на 2018 год использование электронных больничных является правом компании, а не обязанностью.

    Как продлить электронный больничный лист

    Продление электронного больничного листа происходит по той же процедуре, что и продление обычного. После прохождения первичного обследования врач заполняет электронную форму нетрудоспособности пациента и передает последнему неповторимый код листа. При повторном визите, если у пациента нет улучшений, врач может продлить больничный на 3 дня. Общее время нахождения на больничном не должно превышать 15 дней, иначе будет собрана медицинская комиссия. Только она может продлить нетрудоспособность.

    Единственная сложность при продлении срока больничного состоит в смене места лечения. Если пациент лечился в одном учреждении, а переходит в другое, ему следует уведомить об этом ФСС, который аннулирует текущий лист и выдаст новый с указанием нового лечебного учреждения. Дни, проведенные на больничном, при этом сохранятся.

    Проверка больничного листа онлайн

    Сотрудник может использовать сервис Фонда социального страхования Российской Федерации для получения информации о своем электронном больничном. Чтобы воспользоваться сервисом, сотруднику понадобится учетная запись на «Госуслугах» и ее подтверждение. Самые доступные способы подтверждения — это отделения почты, МФЦ. На сервисе в «Кабинете застрахованного» можно отслеживать онлайн, как идет начисление пособия по болезни, или узнать его сумму.

    Если работодатель не принимает электронный больничный лист

    Для сотрудника, получившего у врача справку о болезни в виртуальном виде, но неспособного оформить справку у работодателя, правомерна замена виртуальной формы на бумажную. Для этого сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему электронный больничный. Лечащий врач выдаст пациенту бумажный лист, сделав на нем пометку о дублировании. После заполнения, указания номера и периода болезни бумажный больничный бланк передается пациенту. Электронный дубликат листа уничтожается.

    Новые технологии в сфере административной части здравоохранения необходимы. Нововведения упрощают жизнь пациентов и избавляют врачей от бумажной волокиты. К сожалению, пока не везде сервис электронных больничных реализован. Недостаток финансирования и слабый уровень знаний компьютерных технологий рядовыми работниками регистратуры замедляет внедрение сервиса.

    Электронный больничный

    Электронный больничный – документ, свидетельствующий о нетрудоспособности сотрудника организации, сформированный в медицинском учреждении в специальной программе, участник дистанционного документооборота между компанией-нанимателем, фондом соцстраха и работником фирмы. В России «цифровые» листки введены год назад: на июня 2018-ого жители федерации уже получили более 1 000 000 виртуальных бюллетеней. Количество врачебных организаций, предприятий и российских граждан, участвующих в проекте, растет. Каковы особенности выдачи и оформления ЭЛН для работающего пациента больницы и нанимателя, мы расскажем в этом материале.

    Электронный больничный: нюансы оформления

    Достоинства и недостатки «цифровых» бюллетеней

    В программе предоставления электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН) уже около 40 субъектов. Лидирует в программе по большей части европейская часть нашей страны – Белгород , Липецк, Мордовия и Чечня, а также Кузбасс. Полностью на виртуальные бюллетени перешел Ненецкий автономный округ.

    С правовой точки зрения подготовку и обработку документов регулируют закон № 86-ФЗ от 01 мая 2017-ого, уравнявший цифровую копию с бумажным версией, статьи нормативно-правовых актов, посвященных заботе и охране здоровья жителей России, опубликованного семь лет назад 21 ноября 2011, соответствующие постановления Минздрава, описывающий особенности выдачи больничных листов от 29 июня 2011-ого № 624н и закон № 255-ФЗ, регулирующий нюансы обязательного социального страхования российских граждан в связи с болезнью или уходом за ребенком.

    Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ. Статья 78. Права медицинских организаций

    Таблица. Положительные и отрицательные стороны «цифрового» ЛН

    Вид листка Обычный Цифровой
    Преимущества Выдается в государственной и частной поликлинике, лицензированной для этого Для граждан: быстрота оформления. Не надо собирать подписи и печати
    Заполняется в личном кабинете на сайте ФСС без регистрации Оперативная выплата пособия, не дожидаясь аванса или зарплаты
    Не нужен Интернет и компьютерная техника. Нельзя подделать: информацию передается напрямую в систему, откуда её может получить как наниматель, так и ФСС
    Ошибки легко исправить, не надо думать о нюансах оформления бумажных больничных в соответствии с правилами
    Лист невозможно потерять или испортить
    Простота отслеживания сроков заболевания, оплаченных декретных дней, дней ухода за заболевшими малышами
    Отсутствие ошибочно оформленных значит, минимизация бюрократизации процесса и общения с ФСС
    Для медицинской организации: экономия места и бумаги, упрощение процедуры заполнения
    Отсутствие ошибок в начислении пособий и ФСС проще контролировать и анализировать расходы, а также исключить случаи мошенничества
    Недостатки Возможность подделки Оформляется только в медучреждении, участвующем в программе
    Наличие опечаток, ошибочных сведений, из-за них придётся делать дубликат Компании нужна регистрация в программе информационного обмена, на сайте «Госуслуги», подписанное соглашение с фондом установленные на компьютере специальные программы
    Можно потерять или испортить, из-за чего сотрудник, возможно, не получит больничные, а организация – возмещение трат от соцстраха Через систему проводятся больничные всех сотрудников, и бумажные тоже
    Медорганизации необходимо купить электронную подпись
    Технологическая отсталость отечественных медучреждений, возможность технических сбоев, небезопасность сетевых подключений и слабая защита системы от взлома

    Какой больничный получать – электронный или распечатанный – решает сам больной.

    Как организована передача сведений?

    Информационное взаимодействие в системе ЭЛН, регулирующей начисление и оплату субсидий по болезни и материнству, происходит в «Соцстрахе» — едином информационном пространстве российского ФСС. В проекте три стороны: наниматели, сам фонд, медучреждения и медико-социальная экспертная комиссии. Участие пациентов опосредованное. Компания может принять участие в программе при: 1) письменном соглашении на это от компании, 2) реальном включении в обмен сведениями при помощи регистрации на государственном ресурсе фонда социального страхования (или портал «Госуслуги»), 3) наличии специального программного обеспечения.

    Схема взаимодействия в системе ЭЛН

    Алгоритм взаимодействия сотрудников, нанимателей, соцстраха и поликлиники выглядит следующим образом:

    1. Доктор предлагает больному выдать вместо бумажного листка его электронную версию.
    2. Пациент письменно соглашается на передачу в поликлинику своих данных и однократное разрешение на получение цифрового бюллетеня, при этом он сообщает врачу о регистрации предприятия, на котором работает больной, в системе «Соцстрах», показывает СНИЛС.
    3. Врач направляет интернет-запрос о присвоении виртуальному бюллетеню порядкового номера в данную систему.
    4. Лечебная организация – одна из сторон проекта – заполняет «цифровой» больничный, визируя его усиленной цифровой подписью терапевта и самой клиники. Если период нетрудоспособности свыше 15 дней, то виртуальный аналог бюллетеня подписывает и председатель врачебного экспертного комитета.
    5. Сведения отправляются в учреждение социального страхования, а сотруднику предоставляется талон с данными его бюллетеня для передачи его страхующей работника организации.
    6. Экс-пациент сообщает в компанию полученный номер/компании приходит информация о появлении нового бюллетеня в ЛК на портале государственной страховой организации. Тут есть два варианта развития событий: а) работодатель получает напрямую из базы страхователя с помощью бухгалтерской программы всю информацию о времени пребывания на больничном, рассчитывает субсидию, отправляя сведения в соцстрах; б) наниматель в личном кабинете заполняет все графы бюллетеня в части «Заполняется работодателем», также посчитав сумму пособия.
    7. В субъектах, где работает проект «Прямые выплаты», на основании информации, внесенной медучреждением и сторонними предприятиями, соцстрах оплачивает свою часть компенсации сразу гражданину, минуя организацию, за исключением тех суток нахождения на бюллетене, которые оплачивает работодатель. В остальных регионах наниматель отдает работнику все пособие полностью в счет уплаченных в ФСС взносов – их Фонд затем возмещает.

    Заболевший гражданин тоже может отслеживать состояние своих виртуальных больничных, зарегистрировавшись в «Личном кабинете застрахованного лица» на портале российского соцстраха.

    Особенности оформления «цифрового» больничного

    В ЭЛН заполняются, как и его бумажный вариант, две части – медорганизацией, предприятием – нанимателем. Только происходит это на компьютерной технике. Для клиник государственные страхователи разработали бесплатное программное обеспечение, которое можно скачать на их сетевом ресурсе. Оно совершает все необходимые действия: и открывает/закрывает бюллетени, проверяет их на ошибки, сама вносит в нужные графы имеющиеся сведения о пациенте, визирует ЭЛН цифровыми подписями и отсылает информацию к страхователям.

    Заполнение формы электронного больничного в медучреждении

    Заполнение электронной версии включает в себя те же строки, что и в бумажном варианте: наименование лечебного учреждения, персональные данные доктора и его должность, причину пребывания на бюллетене – причина обозначается двузначной кодировкой (01 – заболевание, 02 – травма, 03 – нахождение в карантине и т.д.), номер документа, его статус (впервые выдается или вторично), сведения о застрахованном лице, дата выдачи и день выхода на работу, сроки нахождения на бюллетене. Дополнительные строки – диагноз, номер истории болезни — не заполняются. Затем заполненный электронный документ направляется государственным страхователям для начисления компенсации.

    Возможность взглянуть на цифровой вариант ЛН после его оформления клиникой получают все участники процесса лечения. Виртуальные больничные находятся в общем информационном реестре клиники, от имени которой листы, подтверждающие временную неработоспособность, отправляются в соцстрах.

    Как внести данные через личный кабинет страхователя?

    Этап 1. Получение усиленной квалифицированной электронной подписи. Её можно затребовать в специальных организациях. Предприятия представляют учредительные бумаги, выписку из Единого госреестра юрлиц, регистрацию в ИФНС. Новую цифровую подпись запишут на носитель — специальную карту или флешку. Стоимость услуги определяется самим центром.

    Этап 2. Регистрация в системе «Соцстрах». Ознакомиться с текстом согласия на электронный документооборот с Фондом соцстраха. Генеральный директор компании подписывает соглашение, оно отправляется в отделение соцстраха по месту нахождения организации.

    Этап 3. Регистрация в личном кабинете страхователя. Здесь нужны уже имеющиеся логин и пароль на портале предоставления государственных услуг. Если у компании они, то нужно их сделать:

    1. Страница «Организации» на gosuslugi.ru.
    2. Создание новой учетной записи с использованием электронной подписи.
    3. Регистрация в личном кабинете на сайте соцстраха.
    4. Внесение информации о предприятии в электронную базу данных.

    Личный кабинет страхователя позволяет:

    • получать сообщения о поступлении новых больничных;
    • просмотр и распечатку электронных версий бюллетеней;
    • введение данных о страхователе в готовые бланки, когда периодов нерспособности больше трех;
    • перенос полученной информации в таблицу Exel;
    • просмотр уплаченных работнику напрямую и возмещенных компенсаций;
    • подготовка обращений в Фонд с возможностью поиска по разным параметрам;
    • подача заявок для получения консультаций.

    Этап 4. Установка специальных программ страхового фонда по проведению расчетов компенсаций программного обеспечения. Они доступны для бесплатного скачивания на сайте фонда.

    Кадровики и бухгалтерия обязаны иметь доступ к ЛК, поскольку именно они вносят в электронные листки нужную информацию о количестве лет страхового стажа и условиях начисления компенсации.

    Этап 5. Назначение ответственного за работу с «цифровыми» бюллетенями сотрудника бухгалтерии организации, доведение информации о возможности получения электронных больничных до работников, например, в общей почтовой рассылке.

    Этап 6. Заполнение виртуального документа начинается, когда работник передаст ответственным сотрудникам учреждения номер своего ЭЛН, выданного в больнице. Внесение сведений в него похоже на заполнение бумажных бюллетеней. Цифровая версия включает в себя те же строки и поля. Чтобы получить доступ к документу, нужно ввести в личный кабинет СНИЛС и номер больничного листа. Что необходимо указать?

    • название предприятия, его номер в соцстрахе, код подчинения;
    • статус должности (основное/по совместительству);
    • свидетельство о регистрации в системе пенсионного страхования и идентификатор налогоплательщика;
    • день, когда человек вышел на работу после болезни;
    • объем страхового стажа, влияющего на сумму компенсации;
    • среднедневная зарплата, размер субсидии, разделенной на часть, оплачиваемую нанимателем, и возмещаемую государственными страхователями;
    • фамилию и инициалы руководителя предприятия.

    Эти данные сохраняются, заверяются электронной подписью и автоматически отправляется в ФСС.

    Видео — Как оформить больничный лист в личном кабинете страхователя

    Как вносить информацию в больничный через «1С»?

    Для оформления понадобится версии продукта 8.3.10 или выше, конфигурация ЗУП 3.1.2.293 и новее, подключение к «1С-Отчетность» (тогда нужный сертификат настраивается сам) или просто установленный сертификат фонда соцстраха для виртуальных больничных).

    Этап 1. Внесение данных во вкладку «Больничный лист». Указывается фирма, ФИО работника, номер бюллетеня, затем следует запрос информации из ФСС, после которого поля заполняются сами.

    Получение данных из ФСС происходит автоматически

    Субсидию по временной нетрудоспособности программа считаем сама, основываясь на сведениях, содержащихся в базах организации.

    Автоматическое заполнение строк из имеющейся в Фонде информации

    Данные о лечебно-профилактической организации, выдавшей бюллетень, будут заполнены автоматом. Для проверки достаточно перейти по соответствующей ссылки, она показана на иллюстрации.

    Так можно посмотреть сведения о докторах и медорганизации, выдавших бюллетень

    Этап 2. Отправление отчета в фонд соцстраха. Для этого пользователю необходимо создать реестр листков нетрудоспособности в указанной программе.

    Процесс создания электронного реестра

    Таблица заполняется двумя методами: перечнем всех больничных листов, ещё неотправленных в Фонд, или конкретными. Затем отчет необходимо провести – проверить его на заполненность обязательных граф и строк. Чтобы отослать цифровой реестр нужно нажать «Отправить реестр в ФСС». Заполнение документа окончено.

    Проведение электронного реестра через систему

    Последний шаг в оформлении ЭЛН. Расчет пособия и его оплата в соцстрахе. Алгоритм отличается при разных видах выплат.

      По взаимозачету. Здесь выплата больничного традиционна: сотрудник получает больничные при получении зарплаты, а организация возмещает понесенные траты в Фонде, предоставляя туда заявление или справку-расчет.

    Алгоритм действий при оплате пособия по зачетной схеме

  • При осуществлении прямых выплат. Некоторые российские регионы, указанные в правительственном Постановлении № 294 от 21 апреля 2011, действуют по другому сценарию. Свою часть пособия по временной нетрудоспособности выплачивает соцстрах сразу сотруднику.
  • Алгоритм действий при оплате пособия по программе «Прямые выплаты»

    В этом случае бухгалтерия производит следующие действия:

    • после рассчитывания среднедневного заработка больничные за трое суток включает в зарплату;
    • направляет электронный перечень ЭЛН через всемирную сеть в фонд или заполняет обращение от имени работника организации в соцстрах на выплаты (при личном появлении в фонде);
    • контролирует процесс перечисления денег сотруднику на его счет.

    Соцстрах оплатит ЭЛН в течение трех рабочих дней.

    Можно ли заменить «цифровой» аналог бумажным?

    Если организация не подключилась к системе «Соцстрах», то руководство компании может попросить сотрудника принести дубликат больничного, который медучреждение оформит по просьбе гражданина, при этом работники поликлиник аннулируют ранее выданный ЭЛН, но сама запись о его оформлении из системы не удалится. Датой выдачи будет день получения на руки бумажной версии.

    Подробнее, как получить дубликат больничного листа можно прочитать в нашей статье. В материале описан его отличия от оригинала, процесс оформления и получения повторного экземпляра в медицинском учреждении.

    Электронный больничный лист в 2019 году

    У работников теперь есть выбор: оформлять листок нетрудоспособности в виртуальной форме или остановиться на более традиционном бумажном варианте. Узнайте, как кадровику строить работу по новым правилам и что для этого нужно.

    Скачайте образцы больничных и другие полезные документы:

    Обязан ли работодатель оформлять электронный больничный лист в 2019 году

    Начиная с июля 2017 года пособия по болезни, беременности и родам выплачивают на основании как бумажных, так и электронных листков нетрудоспособности. Больничный, оформленный в электронном виде, представляет собой удобную альтернативу документу, напечатанному на бумажном носителе, и имеет равную с ним юридическую силу. Сведения, внесенные в электронный больничный лист, заверяют квалифицированными электронными подписями (УКЭП) лечащего врача и медицинской организации, оформившей документ.

    ★ Выдачей больничных листков занимаются только медицинские учреждения, уполномоченные проводить экспертизу временной нетрудоспособности. Ни организации скорой медицинской помощи, ни станции переливания крови или приемные отделения больниц не могут оформлять документы такого типа.

    Инструкция: как работать с электронными больничными от эксперта «Системы Кадры»

    Как показывает практика, к 2019 году многие работодатели уже освоили принципы работы с электронными больничными, а объем выдачи медучреждениями традиционных бланков значительно сократился. Но не все организации оказались готовы к нововведениям. Чтобы работник смог получить пособие на основании электронного больничного, медицинское учреждение, в котором он лечится, и работодатель должны стать участниками системы информационного взаимодействия. Для этого нужно не только установить специальное программное обеспечение, но и обучить персонал, получить усиленные электронные подписи в удостоверяющем центре, заключить соглашение с ФСС.

    Таблица от «Системы Кадры». Основные нарушения при заполнении больничных листков

    Что делать, если у компании нет технической возможности принимать и обрабатывать электронные формы? Например, не закуплено необходимое оборудование или офис расположен в местности, где в принципе нет интернета? В таких случаях применяют бумажные формы, которые в ближайшее время не планируется выводить из обихода. Работодатель имеет полное право отказаться от внедрения электронных больничных, тем более что ни в одном нормативном акте прямо не прописана необходимость такого перехода и не установлен его крайний срок (письмо ФСС № 02-09-11/22-05-13463 от 11.08.2017).

    Если вы принимаете только бумажные формы, а работник оформил электронный больничный лист в 2019 году, действия работодателя должны быть следующими: сначала объясните, что не можете обработать документ по техническим причинам, а затем попросите заменить его традиционным бланком, повторно обратившись в медучреждение. Если нужно, выдайте письменную справку, что не принимаете электронные больничные.

    Подсказка от журнала «Кадровое дело». Как работать с электронным больничным

    Как выглядит электронный больничный: плюсы и минусы

    Процесс перехода на электронные листки нетрудоспособности уже запущен на основании Федерального закона № 86-ФЗ от 01.05.2017, поэтому рано или поздно познакомиться с ними придется каждому работодателю.

    Преимущества такого документа очевидны: простота заполнения и хранения, возможность оперативного исправления ошибок и начисления пособий, невозможность подделки или утери.

    Недостатки ведения электронного больничного листка:

    • риск потери данных из-за сбоев в системе, вирусов или хакерских атак;
    • невозможность оформить больничный при визите врача на дом к пациенту;
    • необходимость проведения дополнительных мероприятий по закупке оборудования и программного обеспечения, подготовке медперсонала, приеме на работу штатного компьютерщика, приобретении УКЭП.

    Работодатели, планирующие переход на новую систему, хотят знать, в каком порядке выдается электронный больничный лист, как выглядит его бланк и нужно ли запрашивать у работника какие-либо дополнительные документы. Несмотря на новизну, процедура не отличается сложностью. Оформляет листок нетрудоспособности, как и прежде, врач, но на руки работнику его не выдает.

    Вместо этого пациент получает два дополнительных документа для передачи по месту работы:

    • распечатанный талон со сведениями для поиска больничного в базе ФСС;
    • свое письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в электронном виде и обработку персональных данных.

    Увидеть электронный больничный лист (образец) можно на сайте ФСС, здесь же выложен доступный для скачивания шаблон типового согласия, заполняемого работником.

    Как получить электронный больничный лист работодателю

    Чтобы получать больничные листы в электронном виде, работодатель должен сначала стать участником специальной системы информационного взаимодействия, а работник — дать письменное согласие на оформление электронного листка нетрудоспособности. Только после регистрации в системе они получают доступ к личным кабинетам, размещенным на сайте ФСС, и могут в любой удобный момент ознакомиться со сформированными электронными листками нетрудоспособности.

    Кроме того, необходимо заключить с ФСС соглашение об информационном взаимодействии. Составьте документ, используя образец, заверьте подписью директора организации и подайте в местное отделение ФСС.

    Образец соглашения об информационном обмене с ФСС России

    ★ Для регистрации в системе информационного взаимодействия потребуется личное участие директора организации, который должен сначала зарегистрироваться как физическое лицо на портале государственных услуг и получить учетную запись. Подтвердить личность руководителя можно любым из трех доступных способов:

    • получить код подтверждения по почте;
    • использовать УКЭП, совместимую с ЕИИС «Соцстрах»;
    • обратиться непосредственно в Центр обслуживания.

    На основании сведений, указанных в принесенном сотрудником талоне — сроков болезни, паспортных данных пациента, СНИЛС — работодатель может быстро отыскать необходимый документ в базе данных, посмотреть его содержание, загрузить в бухгалтерскую программу для обработки и заполнить или отредактировать свою часть электронного бланка.

    Как заполнить электронный больничный лист работодателю

    Работа с электронными формами по праву считается менее кропотливой, чем распечатка и оформление бумаг. Работодателю не придется тратить много времени и сил, чтобы заполнить электронный больничный лист: инструкция есть на сайте, а для расчета пособий по временной нетрудоспособности применяется встроенный автоматический калькулятор. Он в каждом конкретном случае точно определяет сумму выплаты, исходя из данных о среднем заработке, стаже, периоде болезни и причине нетрудоспособности сотрудника, и сразу же разбивает ее на две части — средства, выплачиваемые работодателем и из бюджета ФСС.

    Для входа в личный кабинет используйте логин и пароль от сайта государственных услуг, полученные при регистрации. Система обязательно запросит подтверждение для доступа к электронной подписи, а если сертификатов несколько — попросит выбрать требуемый вариант. Подробнее о правилах работы с сервисами, доступными в личном кабинете страхователя, и оформлении электронных листков нетрудоспособности от «А» до «Я» расскажет эксперт «Системы Кадры».

    • Исходные данные о среднем заработке и стаже сотрудника отражают во вкладке «Заполняется работодателем».
    • Вкладки «Медицинская организация» и «Листок нетрудоспособности» доступны только для просмотра.
    • Часть данных, например, ИНН и СНИЛС сотрудника, генерируется автоматически.
    • Если какие-то данные внесены по ошибке, используйте кнопку «Редактировать», а после внесения корректив заполните поля «Причина исправлений» и «Обоснование исправлений».
    • Сохраните готовый документ.
    • Заверьте бланк, используя цифровую подпись, сформируйте реестр и передайте готовую форму в шлюз ФСС.

    Сделать это можно как непосредственно в личном кабинете, так и посредством бухгалтерской программы. Проверять электронный больничный на предмет фальсификаций работодатель не обязан, поскольку само по себе появление документа в сервисе ФСС уже свидетельствует о его подлинности.

    Переход на электронные больничные — в целом выгодное решение, позволяющее оптимизировать процедуру начисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности. Однако работодатели и медицинские учреждения, не имеющие возможности подключиться к специальной системе ФСС и эффективно в ней работать, все еще вправе использовать бумажные бланки, не утратившие своей юридической силы.

    Оформление электронного больничного: порядок и сроки

    Электронные больничные в стране с июля 2017 г. введены законным путем. Насколько обосновано их внедрение, каковы имеются преимущества и недостатки, осталась ли альтернатива – об этом речь ниже. В статье расскажем про оформление электронного больничного, дадим образец заполнения.

    Основные цели внедрения электронного больничного

    Система социального страхования, многие годы действующая в стране, довольно часто вызывает нарекания. Нередки случаи нарушения гражданских прав, в результате чего назначения больничного пособия можно добиться только после обращения в суд. Особенно часто проблемы с получением БЛ возникают в случае ликвидации предприятия, при назначении выплат по БиР.

    Возможность оформить электронный больничный лист (ЭБЛ) – один из действенных способов гасить возможные конфликты до их проявления. Кроме того, внедрение ЭБЛ поспособствует:

    • усилению контроля ФСС за фактами нетрудоспособности;
    • ликвидации мошенничества в страховой сфере;
    • минимизации рисков отказа в пособиях;
    • упрощению расчетных процессов по страховым ситуациям;
    • сокращению бухгалтерских издержек.

    Выписка ЭБЛ возложена на младший медперсонал. Это освобождает доктора от дополнительной писанины и позволяет сосредоточиться на составлении индивидуального плана терапии для больного. Читайте также статью: → «Максимальная и минимальная сумма больничного: как правильно сделать расчет».

    Важно! Врач сможет без промедления отправлять в фонд соцстраха все документы, на основании которых рассчитываются выплаты его пациенту.

    ★ Книга-бестселлер «Расчет больничного и страховые взносы в 2018» для чайников (пойми как рассчитывать страховые взносы за 72 часа) куплено 3000+ книг

    Этапы и порядок работы с ЭБЛ

    Порядок работы с больничными в электронной форме представлен так:

    Этапы Пояснение
    1 Больной обращается к доктору за медпомощью и выпиской БЛ
    2 Медучреждение вводит в ПК информацию, которая соответствует стандартному БЛ. Для подобных действий установлено специальное программное обеспечение
    3 Заполненный ЭБЛ заверяется усиленными квалифицированными электронными подписями медработником и медучреждением
    4 ЭБЛ направляется в Единую информсистему «Соцстрах» (ЕИИС «Соцстрах»)
    5 Компания-страхователь с помощью ранее установленного ПО заполняет реестр по выплате пособия. Все это также следует заверить ЭЦП (усиленной, квалифицированной), отправить в ЕИИС
    6 ФСС проводит назначение пособий и их выплату

    Важно! Медучреждения и предприятия должны установить специальное ПО и получить ЭЦП. Только тогда выдача ЭБЛ становится возможной.

    ★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

    Алгоритм работы с ЭБЛ работодателю

    Для того, чтобы предприятие могло работать с ЭБЛ, нужна подготовка. Присоединиться к проекту вправе любая компания и организация вне зависимости от того, большая она или маленькая. Что нужно сделать владельцу:

    1. Заключить с отделением фонда соцстрахования соглашение, подтверждающее информационное взаимодействие.
    2. Оформить усиленную электронную подпись.
    3. Приобрести и установить соответствующее ПО.
    4. Внести изменения в действующую учетную политику – предусмотреть отдельной записью, что компания принимает все БЛ, в том числе, и электронные.
    5. Открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru. Для этого организация регистрируется на сайте gosuslugi.ru.

    Через личный кабинет происходит обмен информацией об ЭБЛ с ФСС. Сотрудник компании также может посмотреть свой ЭБЛ в кабинете застрахованного лица в cabinets.fss.ru.

    Функции личного электронного кабинета страхователя:

    • получение данных о ЭБЛ, закрытого доктором;
    • ввод сведений о страховом стаже, заработке заболевшего сотрудника;
    • просмотр имеющихся ЭБЛ, их распечатывание;
    • оперативный обмен сведениями с ФСС;
    • выверка реестров БЛ, поданных в ФСС, поиск необходимых документов;
    • доступ к журналу обмена сведениями между компанией и ФСС;
    • поиск и ознакомление с пособиями, которые выплачены ФСС. Проводится по ФИО, СНИЛС сотрудника и статусу денежной компенсации;
    • загрузка в xml-файл перечня найденных в процессе проверки пособий и реестра недочетов и ошибок;
    • формирование в фонд соцстрахования обращений;
    • подача заявки в ФСС касательно записи на прием к конкретному сотруднику.

    У работодателя есть выбор. Он вправе не подключаться к сайту и не открывать личный кабинет. Тогда его сотрудники смогут получать только обычный бумажный БЛ. Если и компания, и медучреждение участвуют в формировании ЭБЛ, заболевший сотрудник сам решает, в каком виде ему оформлять БЛ. Когда он выбирает электронный вариант, то должен написать письменное согласие в установленной Минтрудом форме.

    Как заполнять электронный листок нетрудоспособности

    Особенности заполнения ЭБЛ:

    • используемая форма БЛ такая, как и в бумажном варианте. Она утверждена в 2011 году;
    • бланк имеет отличную защиту. Его легко заполнить с помощью ПК, и это значительно упрощает труд медиков. В виде кодов зашифровывается отдельная информация;
    • главная особенность бланка – возможность обработки на ПК и машиночитаемость.

    ЭБЛ заполняется по тем же принципам, что и бумажный образец. В него необходимо внести сведения касательно:

    1. Наименования организации и должности больного.
    2. Формы занятости – постоянной или по совместительству.
    3. Регистрационных номеров и кодов подчиненности компании.
    4. ИНН и СНИЛС сотрудника-больного.
    5. Количества полных лет страхового стажа.
    6. Средней зарплаты.
    7. Размера пособия.
    8. Общего количества денег, которые подлежат выдаче на руки.
    9. Условий начисления (спецкоды от 43 до 51). Если необходимо, то записывается несколько. Читайте также статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

    Работники медучреждения заносят информацию о:

    • названии своей организации;
    • ФИО и должности доктора;
    • причине временной нетрудоспособности в виде кода, состоящего из двух цифр.

    Важно! Если ЭБЛ выдается более чем на 15 дней, нужны дополнительные подписи: главврача и председателя врачебной комиссии.

    Удобно ли использовать ЭБЛ – плюсы

    Работники ФСС считают, что в оформлении ЭБЛ есть плюсы:

    Преимущества ЭБЛ
    Для граждан Для ФСС
    Пациент не тратит время на сбор необходимых подписей и печатей.

    Нет нужды простаивать в очередях к доктору при получении и закрытии листа нетрудоспособности.

    Чтобы оформить ЭБЛ, понадобится несколько минут, поскольку сведения, вносимые в медкарту пациента и бумажный БЛ дублировать не нужно

    Простота в обработке данных. Это позволяет анализировать статистическую информацию, не допуская при этом ошибок, и, соответственно, решения принимать правильно
    Оперативное получение компенсации после закрытия БЛ.

    Человеку не придется ждать аванса или зарплаты, поскольку деньги перечисляются на банковскую карту (возможен и почтовый перевод)

    Уровень контроля – высокий. Все ЭБЛ находятся на виду, проверить их легко, изменить – крайне сложно.

    Внести неправдивую информацию, оформить фальшивку – почти невозможно

    Сохранность документа. Вероятность потери ЭБЛ или его повреждение исключены Экономное расходование бумаги. Чтобы перенаправить информацию, она не нужна вовсе
    Сведение ошибок в расчетах к минимуму.

    Контроль над процессом оформления ЭБЛ и переводом денег можно проводить из личного кабинета

    Экономия квадратных метров. Для хранения ЭБЛ необходимость в отдельном кабинете отсутствует. Вся информация – в компьютере

    Теперь у работников ФСС не будет возможности отказывать в пособии из-за даже незначительных недочетов в бумажных БЛ. В ЭБЛ это исключено. Читайте также статью: → «Порядок оплаты больничного листа за счет работодателя».

    Недостатки ЭБЛ – насколько они серьезные

    Идеальных вариантов решения любой проблемы не существует. Есть только наиболее оптимальные. Замена бумажных листов электронными – в числе рациональных. Минусы присутствуют, но они не могут перевесить преимущества. Среди недостатков ЭБЛ выделяются такие:

    Минусы ЭБЛ для
    работодателей ФСС
    Задержки выплат исключены Необходимость дополнительного обучения сотрудников
    Дополнительные затраты на специальное ПО и ЭЦП Денежные расходы на ПО и ЭЦП
    Освоение особенностей программы Возможность сбоев в работе ПО и вытекающие негативные результаты
    Технические системные сбои и их последствия Недопустимость задержек в расчетах оплаты по больничному и отправлений компенсаций

    Касательно минусов для сотрудников компаний, то они, скорее, морального содержания – покупка больничного листа и его подделка становятся невозможными. Для полного перехода на выдачу ЭБЛ во всех медучреждениях необходимо провести модернизацию и установить современное ПО.

    Как оплачивается выданный ЭБЛ

    Оплата по ЭБЛ производится так же, как и по бумажному. Но некоторые отличия, все же, существуют. Основное в том, что компенсация перечисляется на банковский счет сотрудника независимо от дня месяца. Не нужно ожидать зарплаты или аванса, чтобы получить оплату по БЛ. Первые три дня болезни оплачиваются работодателем. Компенсация касательно ухода за малышом или близким пожилым родственником проводится за счет ФСС. Это касается и БЛ, выданного в связи с БиР.

    Сотрудник может проверить, правильно ли сделан расчет его компенсации. Для этого в системе есть калькулятор. ФСС сможет контролировать, в срок ли назначено пособие и вовремя ли выплачено. Для внутренней отчетности ЭЦБ можно распечатать или экспортировать в отдельный файл.

    Что делать при наличии ошибок в ЭБЛ

    Поскольку ЭБЛ заполняет человек, то вполне возможны ошибки. При их обнаружении, следует обратиться в медучреждение за оформлением дубликата.

    Ошибкой не считается, если:

    • название организации записано в кавычках;
    • внесено сокращенное наименование компании, которое фактически не зарегистрировано;
    • при заполнении специальности доктора использовано сокращение.

    Пример 1. В фирму поступил ЭБЛ сотрудницы, которая лечилась в условиях стационара в марте 2017 года. Пособие рассчитано и выплачено. Внутренняя ревизия в июне этого же года обнаружила ошибку в БЛ: вместо даты выдачи проставлено начало недуга, а не день выписки из лечебницы. Сотрудница обратилась с письменной просьбой в лечебное учреждение, и там оформили дубликат ЭБЛ с правильными датами в той же электронной форме. Инцидент был исчерпан.

    Топ-5 популярных вопросов

    Вопрос №1. Как больной получает ЭБЛ?

    Когда доктор закрывает больничный, он сообщает пациенту его электронный номер. Также этот номер передается работодателю. Поэтому на руки пациенту документ не выдается. За указанным номером он может ознакомиться со своим ЭБЛ в личном кабинете на сайте, указанном выше.

    Вопрос №2. Можно ли получить бумажный БЛ вместо электронного?

    Медучреждение не имеет право заставлять больного оформить именно ЭБЛ. Если медучреждение и предприятие, где работает пациент, подключены к электронной системе, то только от больного зависит выбор формы. Во всяком случае, на данный момент времени. В дальнейшем, когда все организации и предприятия подключатся к системе и установят ПО, будут действовать только ЭБЛ.

    Вопрос №3. Все ли предприятия обязаны переходить на выдачу ЭБЛ?

    Поскольку малый бизнес с численностью до 25 человек не обязан сдавать отчеты в электронной форме, то можно сделать вывод, что и ЭБЛ они могут не оформлять. Например, если у предпринимателя работает 5 человек, то, скорее всего, он посчитает нецелесообразным внедрение сложных электронных систем. Его выбор – бумажные БЛ.

    Вопрос №4. Кто имеет доступ к информации об ЭБЛ?

    Сведения, поступившие в электронную базу данных, доступны работникам ФСС, руководителю компании и медработникам. Сотрудник может ознакомиться только со своим ЭБЛ, введя в систему его номер.

    Вопрос №5. Можно ли подделать ЭБЛ?

    Подделать ЭБЛ трудно, ведь он подписывается ЭЦП медучреждения и доктора. Для его оформления отведены специальные защищенные каналы связи. Поэтому для подделки нужно иметь особые знания и умения, которыми обладают хакеры, или же вступить в криминальный сговор с доктором.

    Внедрение ЭБЛ значительно упрощает процесс расчетов и возмещения пособий для фонда соцстраха, работодателей и трудящихся. Пациенту нужно только обратиться в медучреждение за БЛ, как об этом сразу стает известно и в ФСС, и на работе. При подключении и клиники, и компании работодателя к электронному обмену информацией, сотрудник решает самостоятельно, какой бюллетень брать – обычный или электронный.

    Внесенные в законодательство поправки не ставят однозначной цели полной замены БЛ с бумажных на электронные. Чтобы это стало возможным, понадобятся значительные денежные инвестиции.

    Это интересно:  Больничный во время беременности: дают ли женщинам право взять лист нетрудоспособности до декрета и как это сделать, а также какова его оплата до отпуска?

Оставьте комментарий